В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.
Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем
Расходно-кассовый ордер — это документ первичного учета операций по кассе, при предъявлении которого выдают наличные денежные средства из кассы организации.
Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (указание от 19.06.2017 № 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Он является единым и обязательным для юрлиц.
Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.
Субъекты малого предпринимательства и ИП, в соответствии с письмом ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).
Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.
Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2022). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.
В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.
В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).
Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).
Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.
Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.
При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.
Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.
Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.
Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО
В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.
Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете здесь.
После оформления расходно-кассового ордера
После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.
Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.
Особенности заполнения
РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.
РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.
Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.
Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.
РКО: скачать бланк в Excel
Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:
- в банк для зачисления на расчетный счет,
- под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
- для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
- на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.
Нововведение в РКО 2022
В 2022 году нововведений, связанных с оформлением РКО, нет. Это значит, что требования к его заполнению не меняются. Последние актуальные изменения, касающиеся РКО, вступала в силу в 2017 г.
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
Как исправить ошибку в расходнике
В расходном кассовом ордере допущена ошибка при написании суммы. Какой способ исправления ошибки.
Исправления в кассовые расходные , в том числе в РКО, вносить нельзя . (пункт 4.7 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
— Образцы заполнения РКО —
Как вести расходный кассовый ордер и сколько хранить?
Любая учредительная организация обязана вести учёт бухгалтерской документации, которой принадлежат приходные и расходные кассовые ордера. Тем самым все операции по получении либо выдачи денег должны быть зафиксированы в специальном журнале, которому подлежит определённый бланк КО-3.
Однако стоит учесть, что существует и определённые сроки хранения первичных бумаг. Следовательно, все документы, которые относятся к кассовым процедурам, в том числе и расходники, имеют свой минимальный период сохранности, который составляет 5 лет. Исходя из этого, для сохранности расходных и приходных кассовых документов необходимо установить минимальный период.
Есть и исключения, которые связаны с отчётами по заработной плате. Такие бланки должны храниться в учреждении как минимум 75 лет.
Также нудно отметить, что если какие-либо документы применяются для решения судебных вопросов и разбирательств, их запрещается утилизировать до конца судебного процесса.
Ответственность за нарушение ведения кассовых операций
Согласно Налоговому кодексу РФ в статье 120 указано, что за неправильное оформление кассовых ордеров полагается ответственность, в которую входит материальный штраф.
Также здесь указано, что за нарушение требований по учёту приёма и выдачи денежных средств объектов налогообложения, когда такие действия были совершены в одном налоговом периоде, предусмотрены штрафы в размере 10.000 рублей.
Под нарушением таких требований имеется виду отсутствие всей первичной документации, в которые входят ПКО и РКО.
Помимо всего, отсутствие такой документации влечёт за собой отказ налоговых органов признавать указанные в бланке расходы учреждения для налогообложения прибыли либо единого налога благодаря упрощённой системе налогообложения.
Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.
Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера в 2022
Следующим шагом необходимо изучить саму процедуру заполнения расходного кассового ордера. С данной инструкцией обязан быть ознакомлен каждый сотрудник, проводящий денежные операции. Всем должно быть известно, что документы, связанные непосредственно с денежными средствами, контролируются фискальными органами РФ. Следовательно, чтобы избежать каких-либо проблем и вопросов необходимо крайне серьезно отнестись к заполнению такого рода документов.
Теперь перейдём непосредственно к инструкции по заполнению данного кассового протокола.
- Название организации, в которой проводится расход денег из кассы, требуется заполнить в поле «Организация». Здесь же в графу «Структурное подразделение» следует внести именно подразделение, которое выдаёт данный ордер. Однако не всегда такое подразделение присутствует, поэтому в иных случаях на его месте ставится прочерк.
- Далее обращаем внимание на табличный раздел, где присутствуют параметры «Номер документа» и «Дата составления». Номером является порядковое значение, присвоенное расходному ордеру из журнала регистрации по форме КО-3. В дату составления требуется записать тот день, в который проводится сама операция.
- Следующей в заполнении является таблица с параметрами «Кредит» и «Дебет». Здесь главное не запутаться и действовать согласно инструкции. В строку «Дебет» следует внести код структурного подразделения, если таковой имеется (в противном случае ставится прочерк) и номер счёта, по дебету которого расходуются денежные средства из кассы. Также при необходимости требуется внести код аналитического учёта по счёту (ставим прочерк, если такая запись не предусмотрена в учреждении).
В параметре «Кредит» необходимо внести номер счёта, по кредиту которого выдаются наличные средства. В поле «Код целевого назначения» при необходимости внести код, по которому отображается цель применения выданных наличных средств из кассы (в случае, когда здесь не предусмотрен этот код, ставим прочерк).
(Видео: «Расходный кассовый ордер. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?»)
Далее переходим к полю «Сумма, руб. коп.» В нём требуется указать сумму денег выданных из кассы учреждения. Здесь сумма указывать цифрами.
- Как только закончили с таблицей, переходим к следующей строке «Выдать». Здесь необходимо внести персональные данные лица, а именно ФИО, которому выдаются наличные средства.
- В поле «Основание» должно быть указано содержание данной операции, например «выдача материальной помощи».
- Переходим дальше к строке «Сумма». Для записи в этом поле существуют определённые правила. Здесь вносится сумма денежных средств, которые выдаются какому-либо сотруднику. Запись должна производиться прописными буквами с самого начала строки и с большой буквы. Копейки же записываются цифрами. Оставшееся свободное место в строке зачеркнуть.
- Идём дальше. Следующим полем является «Приложение». В него следует внести запись с реквизитами первичных документов, которые являются основанием для выдачи «налички» из кассы.
- Как только все данные из вышеперечисленных пунктов внесены, требуется проставить обязательные подписи, которые принадлежат руководителю и главному бухгалтеру организации.
Загрузка...