Записи в трудовую книжку о переводе на другую должность, который носит временный характер, в книжку работника не вносится. Что касается переводов на другую постоянную работу, необходимые записи оформляются следующим образом.
Как делать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность?
О том, как оформляется перевод, редко задумываются рядовые работники, а вот для сотрудников отдела кадров порой эта задача оказывается сложна. Не всегда можно сразу оценить на постоянный срок переводят специалиста и нужно ли заносить сведения о его переводе в трудовую книжку. Сегодня мы разберем, как понять, нужно ли вносить запись в трудовую книжку, и что именно в нее нужно написать. Читайте об этом в текущей статье.
При переводах в одной организации не всегда запись о переводе работника делается в трудовую книжку. Рассмотрим различные виды переводов.
Временные переводы оформляются по соглашению сторон, но запись в трудовую вносится, только если новая работа является постоянной. Постоянные переводы делятся на:
- Внутренние – с изменением условий рабочего контракта и в пределах одного работодателя;
- Внешние – проводятся путем расторжения трудового соглашения и смены работодателя.
Иногда необходимо чтобы сотрудник дал разрешение на свой перевод, но зачастую этого не требуется, рассмотрим в чем разница ниже.
Какой документ установил новые правила ведения трудовых
С 1 сентября 2022 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2022 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.
В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.
Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Запись в трудовой при переводе: общие правила
При необходимости переведения работника в другую организацию или должность, у процедуры будут следующие этапы:
- Сотруднику показывают новые условия и рассказывают о должностным обязанностях, после чего он соглашается.
- Работник пишет заявление, где обозначается просьба перевода к новому работодателю или место.
- В течение трех дней издается приказ.
- Подписывается новый коллективный договор, вносятся изменения в трудовую книжку и другую документацию.
Важно знать! Не во всех случаях требуется написание работником заявления. Если от трудоустроенного ничего не будет зависеть, его согласия в виде заявления не понадобится. Пример: предприятие расформировывается и переходит во владения новому директору. Также не понадобится заявление при понижении в должности, если трудовой ресурс подвергается сокращению.
Сотрудник знакомится с приказом, где расписывается. Если его устраивают условия, подписывается договор. Если работник не согласен, его сокращают согласно установленному трудовому законодательству по соответствующей формулировке.
Как сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность: инструкция
Все записи делаются ручкой. Цифры пишутся арабские.
- От последней записи отступается чистая строка.
- Первая колонка – прописывается порядковый номер.
- Вторая – число, месяц, год (19 04 2018).
- Третья – делается краткая запись о переводе сотрудника. Начинается с записи “Переведен(а). ” Если позиция относится к категории руководители специалисты, то пишем “. на должность. “, если к категории работников, то не пишется. Указываем наименование должности, при необходимости наименование структурного подразделения.
- Четвертая – слово приказ пишется без сокращений, дата и номер приказа.
Часто случается, что даже сотрудники отделов кадров путают понятия перевода и перемещения работника на другое место. Дело в том, что при перемещении согласия работника не требуется. Сотрудник просто переходит на другую работу того же предприятия. При этом он занимает прежнюю должность, без изменения квалификации, заработной платы, условий труда.
На протяжении всей своей трудовой жизни внимательно относитесь к документам, подтверждающим производственный стаж. Контролируйте каждую запись, когда происходят какие-то изменения на работе.
Как вернуть сотрудника на прежнюю должность
В трудовом законодательстве нигде не прописано, как перевести работника обратно.
Можно в день выхода на работу сотрудника, которого замещали, или в последний день работы на месте перевода оформить приказ о возврате сотрудника на работу по прежней должности.
Приказ оформляется в свободной форме. Например, он может выглядеть так:
Запись о выдаче бумажной трудовой книжки
- В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
- В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
- В графе 4 укажите дату заявления.
- в графу 12 — внесите запись из трудовой;
- в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.
Перевод на другую работу
Поскольку трудовая книжка является основным документом, в котором фиксируется информация о трудовой деятельности владельца, ее заполнение требует особой внимательности. В случае допущения ошибок в данном документе, могут быть неприятные последствия при оформлении пенсии и подсчете стажа.
Оформление записи о том, что осуществлен перевод на другую должность в трудовой книжке имеет некоторые особенности, на которые следует обратить внимание.
Определение термина
В соответствии со статьей 70.1 ТК РФ, под переводом следует понимать постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника. Переход может осуществляться как в случае продолжении работы у того же работодателя так и при его смене. Фактически происходит изменение определенных сторонами первоначальных условий рабочего контракта, признаками которого является:
- Изменение трудовой функции наемного работника (должности, специальности, квалификации)>
- Изменение условий трудовой деятельности.
Основания
Издание соответствующего приказа является законным исключительно при наличии письменного согласия сотрудника или обстоятельств, предусмотренных законодательством.
Получение согласия работника не требуется, в случае если причиной изменения определенных сторонами первоначальных условий рабочего контракта является возникновение экстренных ситуаций, ставящих под угрозу жизнь людей,например: природная (техногенная) катастрофа, авария, несчастный случай, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия и др.
Записи о переводе на другую работу в трудовой книжке не делаются, когда по причине простоя либо иных чрезвычайных обстоятельств, на срок до одного месяца происходит перевод сотрудника,без получения его согласия.
Просьба работника, изложенная в письменном виде, или его согласие дает также возможность оформить перевод на постоянное место работы к другому работодателю.
По характеру осуществляемого изменения можно выделить постоянные и временные переводы сотрудников.
Временные переводы осуществляются по соглашению сторон, изложенному в письменном виде. Причиной проведения подобной процедуры может быть замещение отсутствующего работника. Продолжительность замещения может составлять до одного года или ограничиваться моментом выхода на работу основного сотрудника. В любом случае соответствующая запись в трудовой книжке о переводе на должность, должна присутствовать только при условии что новая работа является постоянной (ст.66 ТК РФ).
Постоянные переводы, в свою очередь, условно можно разделить на:
- Внутренние – оформляются путем изменения условий рабочего контракта и в пределах одного работодателя>
- Внешние – проводятся путем расторжения трудового соглашения и смены работодателя.
Отличия перевода от перемещения
Некоторые работодатели не различают такие понятия как перевод на другую работу и перемещение. Несмотря на то, что регулируются эти понятия одной статьей ТК РФ —> 72.1, есть существенные отличия в их применении. Самое основное из них это то, что при перемещении не требуется получение согласия сотрудника. Перемещение может осуществляться только в пределах одной организации на другое рабочее место. Условие перемещения – неизменность должности и специальности, определенных условиями контракта.
При перемещении сотрудников фиксация перевода на другую должность в трудовой книжке не производится, поскольку в соответствии с ч. 4ст. 66 ТК РФ в внесению подлежат исключительно сведения при условии, что новое рабочее место будет постоянным.
Несмотря на то, что согласие сотрудника при перемещении не требуется, запрещено оформлять его на работу, которая противопоказана ему в связи с плохим состоянием здоровья.
Как оформить перевод сотрудника
Правила оформления документов при переводе на другую работу. Нужно подготовить следующие документы и записи:
- Письменное предложение сотруднику о переводе на новую работу. Его составляют в свободной форме. Главное указать должность и новые условия трудового договора — например, размер зарплаты.
- Работник может оставить подпись прямо на листе с предложением от работодателя либо отдельно написать заявление о согласии на имя руководителя. В заявлении указывают наименование организации, новую и старую должность, паспортные данные работника, подпись и дату заявления.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Приказ руководителя о переводе сотрудника.
- Запись в трудовую книжку, если это постоянный перевод, и в личную карточку сотрудника — при любом виде перевода.
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Внимание
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2022 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.
Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно
Загрузка...