Резюме секретарь пример – как составить

Что именно писать в резюме, на чем акцентировать внимание работодателя, определяется вакансией.

Как составить резюме секретаря

Секретарь нужен на любом предприятии, так как он организовывает документооборот, распределяет обязанности руководителя по дню, помогает в организации различных мероприятий. Для секретаря важно уметь быстро переключать свое внимание и фокус между задачами, менять вид деятельности и оперативно реагировать на запросы как руководителя, так и его ближайших подчиненных.
Функций секретаря множество, но основная — помощь руководству в любых производственных вопросах, экономия его сил и времени на решение определенных задач, делегирование ответственности. Задачи специалиста сосредоточены на документах, работе с телефоном и почтой, ПК и посетителями.

Секретарь-референт и делопроизводство

Небольшие организации, которые не могут позволить себе большой штат, секретарь также выполняет функции делопроизводителя. В его обязанности входит:

● ведение и управление официальной документацией;

● организация движения документации (например, для подписи и так далее);

● учет документов, их хранение и архивация.

В компаниях с большим документооборотом эти функции выполняет отдельный человек, но на небольших предприятиях все обязанности переходят на плечи секретаря. Как правило, в резюме секретаря это указывается, равно как и в вакансии от работодателя.

Изредка в вакансиях есть дополнение “референт”. Это означает, что к основным обязанностям прибавляется еще подготовка проектов, сбор информации по каким-либо вопросам из открытых источников, создание докладов и прочее. Не лишним будет и знание иностранных языков.

Нужно ли вставлять фото в резюме секретаря?

Должность в этой профессии предусматривает постоянное контактирование с посетителями, а потому внешность играет не последнюю роль. Она также может повлиять на решение работодателя о принятии вас на работу.

К подбору фотографии для резюме на должность секретаря нужно подойти ответственно и осторожно. Личные фото на природе для этих целей категорически не подходят. Достаточно выбрать фото в строгом стиле и деловой одежде. Выражение лица должно быть приятным и доброжелательным.

Что указать в резюме секретаря?

Основная информация, которая важна при изучении анкеты соискателя, должна быть указана в самом начале. В личных данных нужно указать гражданство, место проживания и прописки (иногда требуется, например, для москвичей), возможность переезда и образование, дата рождение и семейное положение.

Следующий полезный блок — опыт работы. Указываются все места и компании, а также сроки работы в них. Не лишним будет и перечисление основных обязанностей, достижений.

Образование в резюме на должность секретаря важна, равно как и курсы/тренинги/конференции, в которых вы участвовали. Укажите название, форму обучения и дату прохождения, продолжительность обучения. В дополнительной информации указывается возможность общения на иностранных языках, навыки работы с техникой, перечень рекомендаций с предыдущих мест работы и личные качества. Для секретаря важны стрессоустойчивость, организованность и пунктуальность, умение вести переговоры и поддерживать светскую беседу. Нужно быть предельно аккуратным, иметь грамотную речь и знать основы культуры. Умение работать в одиночку или в команде, любовь к своей профессии, честность и порядочность — все это станет только дополнительным приятным бонусом.

На этой странице приведен пример резюме секретаря, в котором наглядно можно увидеть способы заполнения отдельных полей. Чем обширнее будут заполнены навыки, указаны важные обязанности и достижения, тем лучше для вас.

Ключевые навыки и умения для резюме секретаря

Круг трудовых обязанностей секретаря часто включает в себя навыки и умения специалистов других профессий (помощник руководителя и офис-менеджер). Приведем самые востребованные навыки при приеме на работу такого универсального подчиненного:

• знание иностранных языков;
• переводы документации на иностранные языки;
• делопроизводство, переписка с контрагентами;
• пользование бытовой техникой (кофе-машиной, микроволновой печью и т. д.);
• стенографирование и подготовка переговоров, совещаний;
• работа во всех приложениях Microsoft Office;
• контроль трудовой дисциплины офисных работников;
• сбор заявок для формирования единой и закупка канцелярских товаров;
• бронирование отелей, заказ билетов в деловые поездки руководителю, оформление виз;
• опыт сбора и обработки информации;
• отправка и получение электронной почты;
• ответы на письма, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• оформление подписки на газеты, журналы и т. д.

На нашем сайте можно найти готовые шаблоны резюме, целью которых является предложение посетителям ресурса качественного результата. В итоге человек экономит свое время и получает бланк, разработанный профессионалами. Достаточно просто найти нужный, заполнить его и скачать на ПК или любой гаджет.

Для работы с документами вам может понадобиться Adobe Acrobat Reader
Ваш идентификатор клиента:

ИП Васильев Виталий Ариелевич, ОГРН 316169000086259, ИНН 165714844419
Фактический адрес: 420124, г. Казань, Чистопольская д. 23

Образование

В зависимости от того какие функции возлагаются на секретаря, требуется соответствующее образование. Например, для занятия вакансии судебного секретаря, требования, предъявляемые к соискателю довольно высокие. Такому специалисту нужно обладать:

1. Высшим юридическим образованием.
2. Стажем работы не менее 2-х лет.
3. Продвинутым пользователем компьютера.

Трудоустроится в офис на свободную вакансию обыкновенного секретаря, для трудовой деятельности в приемном кабинете учреждения, можно и без опыта. При этом, образование и навыки такого претендента на вакансию секретаря должны соответствовать следующему:

• Иметь среднее образование.
• Умение пользоваться компьютерными программами.
• Знание делопроизводства.
• В некоторых случаях — знание английского языка.

Немаловажным моментом для секретаря – имеет внешний вид и привлекательность претендента.

Пример заполнения раздела

Заполнение блока «Образование»

Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы. При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому. К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку», так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.

Пример: базовое образование

Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.

Пример: дополнительные курсы

Образец резюме секретаря

Составление резюме за 5 минут! Впишите Ваши данные и выберите пункты из предложенных стандартных вариантов!

Цель:
– Цель поиска работы или название желаемой должности работы (например, претендую на должность секретаря, офис-менеджера, личного помощника руководителя и др..)
– Причина поиска работы: решение Учредителей о сворачивании проекта, достижение предельного профессионального уровня на последнем месте (отсутствие возможности роста), поиск новых возможностей для более выгодного и целесообразного применения своего опыта и навыков, поиск новых возможностей профессионального роста и развития, задержки в оплате труда и др.

Контактные данные:
– Ф.И.О.
– дату рождения / возраст
– место жительства
– семейное положение
– контактную информацию (номер телефона, e-mail) и др.

Рекомендуем разместить строгое фото, это повышает Ваши шансы быть приглашенным на встречу!

Ожидаемый уровень дохода:
Если вы знаете свою стоимость как специалиста, смело указывайте сумму (с 5-10% надбавкой), но если возникают сомнения относительно того, сколько вы стоите, можно определить это самостоятельно на специализированных сайтах, либо обратиться в рекрутинговое агентство, где вам дадут квалифицированный совет. По внутренней статистике сайта HeadHunter, уровень дохода является самым часто используемым критерием по поиску резюме в базе данных. Можно не указывать свои ожидания по зарплате, а озвучить их в телефонном интервью или на собеседовании

Основное образование:
– название учебного заведения (название нужно полностью расшифровывать)
– даты поступления и окончания (в противном случае создается впечатление, что кандидат еще продолжает учиться)
– форму обучения (дневное/вечернее/заочное – для некоторых работодателей обязательно наличие дневной формы обучения, для других, наоборот, обучение на вечернем/заочном отделении – признак зрелости и осознанности выбора)
– специальность по диплому (для выпускников и молодых специалистов можно подробно описать свои достижения во время обучения (публикации, награды и т.п.)
– наличие диплома с отличием, ученой степени

Дополнительное образование:
– Профессиональные курсы (непосредственно по будущей специальности)
– Повышение квалификации (специальные курсы, семинары, тренинги и т.д.)
– Компьютерные курсы
– Языковые курсы

Сведения о трудовой деятельности ( размещается в хронологическом порядке начиная с последнего места работы):

09.2010 – продолжаю работать , ООО «_________________», г. Москва
Сфера деятельности : розничная торговля, оптовая торговля, услуги, производство, перевозки и др.. Должность – секретарь

Функции (выбрать):

ВАРИАНТ №1 ( секретарь, офис-менеджер)

– прием и распределение звонков и факсов;
– регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
– поиск и подготовка необходимой информации;
– исполнение и контроль поручений руководителя;

– подготовка писем, служебных записок в соответствии со служебной необходимостью и по поручению руководства

– планирование и организация совещаний

– выписка пропусков и встреча гостей ( чай, кофе);
– обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ хозяйственных товаров, канцелярских товаров);
– Контроль деятельности курьера. Работа с курьерскими и почтовыми службами; Заказ транспортных компаний.
– организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для получения виз);

– работа с документацией, ведение учета входящих и исходящих, отчетность по направлениям работы, приказы, протоколы.
– деловая переписка с партнерами на немецком, английском языке.

-ведение переговоров в рамках полномочий (переписка, телефонные переговоры) с клиентами по вопросам сотрудничества (технические вопросы: соблюдение договорных условий; оплата, движение товара, прохождение таможни, гарантийные обязательства и др..)

– Работа с внешними организациями: нотариус (нотариальное удостоверение учредительных документов Компании, банковских карточек, доверенностей, заявлений по поручению руководства);
– Заказ в типографиях печати каталогов и визиток.
– Ведение и контроль рабочего времени сотрудников. Месячные отчеты посещаемости.

ВАРИАНТ №2 (помощник руководителя)

– Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
– Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
– Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
– Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
– По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов.
– Организация проведения телефонных переговоров руководителя, записывание в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.

– Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня, регистрация участников);

– Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
– Осуществление контроля за исполнением изданных приказов и распоряжений;
– Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
– Выполнение личных поручений руководителя
– Организация командировок и заказ чартерных полетов для руководителя как внутри страны, так и вне страны
– Ведение и контроль финансово-отчетных документов, распределение финансов по статьям расходов руководителя, выполнение функций кассира

Результат работы (выбрать варианты)

Достижения описываются в форме результата, в совершенном виде («сделал(а)», «достиг(ла)»), а не в процессуальной форме («занимался (лась)»). Например:

– оптимизация электронного документооборота;

– осуществление разработки распорядительной и нормативной документации в соответствии с поручениями руководства

– разработка тренинга для офис-менеджеров.

– Победа в мотивациях ___________________

– обеспечила спокойную работу руководителя в приоритетном направлении.

У Вас перерывы в работе? Причины перерыва в работе (выбрать):

Работа в компании без официального оформления, работа по гражданско-правовому договору (наличие соответствующего документа), рассматривалось достаточное количество предложений, но при этом во всех случаях были те или иные причины, которые не приводили к трудоустройству (например, большая удаленность места работы от места жительства/неудобно добираться; круг обязанностей не соответствовал заявленным в объявлении; непрозрачные условия оплаты труда; несоблюдение ТК и проч.), переквалификация (обучение), творческий отпуск, семейные обстоятельства

Владение ПК Word, Excel, PowerPoint, PhotoShop, 1С и т.д.

Уровень знания иностранного языка (выбрать):
Базовый, разговорный, свободное владение, знание технической терминологии и т.п.

Дополнительные сведения:
– сведения об общественной деятельности
– публикации, патенты
– членство в какой-либо профессиональной ассоциации
– публичные выступления
– наличие водительских прав и личного автомобиля
– загранпаспорт (для тех должностей, где это важно)
– готовность к командировкам и др.

Личностные качества (выбрать):
(Возможно перечислить шаблонные качества, либо отметить те, которые показывают вас как профессионала и подкрепить их доказательствами.)
– Высокая работоспособность и профессионализм,
– Умение отстаивать интересы компании.

-Умение согласованно работать в коллективе

– Умение сконцентрироваться на поставленной задаче для достижения

– Коммуникабельность, ответственность, исполнительность, мобильность, организаторские способности.

-«Благодаря стрессоустойчивости удалось успешно решить возникшие проблемы в работе, требовавшие большой концентрации и коротких сроков исполнения»

– Усидчивость в работе, упорство и оптимизм, способность не опускать руки при неудаче

Возможны еще варианты: Аккуратный, Скрупулёзный, Аналитический , Быстрообучаемый, Дисциплинированный, Добросовестный, Сознательный, Честный , Жизнерадостный, Инициативный , Инновационный , Исполнительный, Старательный, Усердный , Ориентированный на изучение деталей и подробностей, Ориентированный на качество, Ориентированный на клиента, Ориентированный на соврешенствование, Решительный, Твёрдый, Трудолюбивый, Уверенный в себе, Умный, Сообразительный, Хорошо осведомлённый, Информированный , Целеустремленный, Энергичный, Предприимчивый; Активный, Деятельный, Инициативный

Никитина Ульяна Богдановна

Занятость: Полная

График работы: Полный день

Желаемая зарплата: от 40 000 руб.

Телефон: +7 (974) 652-10-60

Электронная почта: sekretar@gmail.com

Гражданство: Российская Федерация

Место проживания: г. Москва

Переезд: Невозможен

Образование: Высшее

Дата рождения: 1 марта 1992 (29 лет)

Пол: Женский

Семейное положение: Не замужем (детей нет)

Период работы: Февраль 2018 — сентябрь 2022 (3 года)

Должность: Менеджер по работе с персоналом

Организация: ООО “Мирикл”, г. Москва

Обязанности:

• Поиск и подбор персонала.
• Проведение собеседований с кандидатами и заказчиками.
• Согласований времени собеседований в компаниях заказчиков.
• Работа со СМИ.
• Организация работы коллектива и жизнедеятельности офиса.

Период работы: Март 2014 — январь 2018 (4 года)

Должность: Секретарь-референт

Организация: ООО “Витан”, г. Москва

Обязанности:

• Устные и письменные переводы.
• Составление документов.
• Делопроизводство.
• Планирование работы офиса.

Кто такой секретарь

Секретарь – человек, который на профессиональном уровне помогает в исполнении должностных обязанностей руководству. Такие люди нужны в частных компаниях и госучреждениях. Спектр выполняемых функций довольно широк и отличается в зависимости от сферы деятельности компании. Но, как правило, все секретари работают с документами и отвечают на телефонные звонки.

• прием звонков;
• подготовка необходимых документов;
• отправка документов сотрудникам, клиентам и другим людям по надобности;
• получение документов, в том числе по почте;
• ведения архива документов;
• организация деловых переговоров;
• встреча посетителей и их сопровождение;
• составление для руководителя плана рабочего дня;
• назначение встреч;
• ведение деловой переписки по почте;
• помощь в организации командировок и поездок (заказ билетов, бронирование номеров, помощь в оформлении визы);
• поиск нужной информации для руководителя;
• перевод документов (при необходимости);
• контроль за наличием всех нужных канцтоваров;
• обеспечение жизнедеятельности офиса;
• контроль за чистотой в приемной;
• выполнение поручений руководителя.

Пример резюме секретаря

Город: Москва
Дата рождения: 12 декабря 1994
Желаемая зарплата: от 50 000 рублей
Занятость: Полная занятость
График работы: Полный день

• Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Word, Excel, Outlook.
• Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехники.
• Знание основ делопроизводства.

• Приём посетителей.
• Работа с корреспонденцией, документами, приём входящих звонков.
• Планирование рабочего дня директора, организация мероприятий.

• Освоила работу с корпоративной программой КИСУП.
• Получила опыт работы с автоматизированной системой электронного документооборота ЕСЭД.

Курсы и тренинги
Декабрь 2022 — Январь 2022
Делопроизводство на компьютере и этика делового общения
Место проведения: Городской центр дополнительного профессионального образования

Дополнительная информация
Водительские права:
Категория B

Иностранные языки:
Английский (Разговорный)

О себе:
Секретарь с опытом работы более 5 лет.

Личные качества:

• способность в рекордно короткие сроки стать частью команды, установление отношений сотрудничества с легкостью,
• эффективная работа в условиях мультизадачности,
• способность сохранять ровный эмоциональный фон в стрессовых условиях.

Комментарий: Обратите внимание, что личные качества перечислены не однословно («стрессоустойчивость», «коммуникабельность»), а более развернуто, и указаны качества, важные для должности, на которую соискатель претендует.

Грамотно построенное резюме с правильно расставленными акцентами – это пропуск на собеседование. А собеседование, в свою очередь – это возможность получить желанную работу.

Не жалейте времени на работу над резюме; думайте, какие навыки, качества и достижения вы можете включить в текст, чтобы произвести большее впечатление на работодателя – и ваши усилия будут оценены по достоинству.

Секретарь с интимным сопровождением – секретарь, который готов иметь личные отношения со своим руководителем. Иногда можно встретить предложение от некоторых кадровых агентств о подборе именно таких секретарей. Эти фирмы обещают подобрать полноценного сотрудника, который будет выполнять все стандартные обязанности секретаря в рабочее время, но также могут иметь романтические встречи после.

Опыт работы:

2013 – 2015 г.г. Рекламное агентство «Киви»

Помощник руководителя:

• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
• прием телефонных звонков,
• консультирование клиентов по услугам компании,
• организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
• организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
• ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
• организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).

2012 – 2013 г.г. Банк «Авангард» (коммерческий банк)

Клиент-менеджер:

• работа с клиентами (поиск, встречи, переговоры, консультации);
• обработка входящих звонков и электронных писем;
• ведение документации;
• проведение презентаций для клиентов,
• заключение контрактов.

Достижения:

Награда «Клиент-менеджер года – 2012», присвоенная банком по результатам привлечения клиентов (в конкурсе участвовали 132 клиент-менеджера из 95-ти отделений банка).

2010 – 2012 г.г. Компания «Кондор ЛТД» (промышленное предприятие, производство изделий из пластика)

Помощник руководителя отдела маркетинга:

• прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
• ответы на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю,
• выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.

Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.

Все, что связано с позициями помощника руководителя, также нашло отражение в резюме, но соответствующий функционал перечислен не в первую очередь.