Возложение должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника на другого работника, осуществляется с согласия последнего. Для этого проводятся переговоры.
Инструкция: как составить приказ о возложении обязанностей
Приказ о возложении обязанностей — это распорядительный документ, в котором работодатель на время отсутствия основного работника передает исполнение его трудовых функций другому сотруднику с его письменного согласия. В нем должен быть установлен объем работ и срок совмещения профессий или должностей.
В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ, допускается на время отсутствия основного работника возложить его обязанности на другого сотрудника. Это делается путем совмещения профессий или должностей за счет увеличения объема работы или расширения участков, зон работы. Возложение трудовых функций оформляется распорядительным документом. Типовая форма не установлена, образец приказа о замещении на время отпуска или по другой причине работодатель вправе разработать самостоятельно.
Самые распространенные случаи, когда требуется возложение обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника:
- уход в отпуск (очередной, дополнительный и т. д.);
- отъезд в командировку;
- нахождение на больничном.
Этот список не является закрытым.
В каких случаях понадобится приказ о возложении обязанностей
На любом предприятии периодически происходят ситуации, когда тот или иной работник отсутствует. Чтобы не допустить простоя производственного процесса, работодатель возлагает обязанности на коллег отсутствующего. На практике это приходится делать, если основной работник:
- отправился в отпуск;
- находится в командировке;
- не работает из-за болезни.
Есть обоснованные причины, по которым за сотрудником сохраняют пост, даже если он отлучился с работы на длительный срок. Например, это касается тех, кто отправлен в служебные командировки ( ст. 167 ТК РФ ), находится в отпуске по беременности и уходу за малышом (ст. 81 , 256 ТК РФ), проходит медицинское обследование (ч. 1–3 ст. 185.1 ТК РФ ), обучение по профессии (ч. 1 ст. 187 ТК РФ ) и др.
На этот период работодатель вправе осуществить возложение обязанностей на время отсутствия основного работника на других подчиненных. Только предстоит определиться, каким способом поручить им дополнительную работу:
- добавить нагрузку по аналогичной специальности в пределах их рабочего времени — увеличение объема деятельности или расширение сфер обслуживания ( ст. 60.2 ТК РФ );
- доверить исполнять одновременно с собственными функциями и чужую работу по иной специальности — совмещение профессий или должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
- перевести на другую должность, освободив от основной работы, — временный перевод ( ст. 72.2 ТК РФ );
- взять на временно свободную должность нового сотрудника на основе совместительства ( ст. 60.1 );
- заключить с новичком трудовой договор на необходимый срок ( ст. 59 ).
Чтобы сотрудник совмещал деятельность на законных основаниях, руководитель прописывает все нюансы о выполнении чужих полномочий в приказе.
Порядок замещения (временного перевода)
Замещение, как и любая другая процедура, связанная с трудовыми отношениями, реализуется в несколько этапов. Для начала необходимо пообщаться с работником, на которого руководитель планирует возложить обязанности заболевшего. После оформляются все необходимые документы. В завершении информация направляется в бухгалтерию, которая будет начислять соответствующую оплату.
Всегда ли требуется документально оформлять распоряжение?
Согласно требованиям действующего законодательства, работающему можно поручить выполнение функций отсутствующего специалиста. Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.
Но не всегда нужно оформлять распоряжение. В некоторых случаях приказ не потребуется. Это касается той категории работников, которые были назначены на должность изначально с условием возможной замены временно отсутствующего работника, например, заместителей руководителя. Такое условие должно быть указано в договоре. В качестве компенсации работнику устанавливается денежная надбавка либо дополнительные дни к основному отпуску.
Предварительное обсуждение
Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.
В то же время статья 72.2 ТК РФ несколько расширяет полномочия руководителя, предоставляя право возложить на работника дополнительные обязанности без его согласия. Это возможно в случае:
- катастроф;
- производственных аварий;
- стихийных бедствий.
Внимание! Согласие также не потребуется, если отсутствие специалиста негативно скажется на деятельности компании, то есть это может привести к временной приостановке работ, порче или уничтожению материальных ценностей.
Необходимые документы
Процедура возложения обязанностей заболевшего работника на другого специалиста предусматривает оформление ряда документов.
- Докладная непосредственного начальника отсутствующего.
- Заявление на замещение.
- Приказ руководителя.
Сведения о временной замене заболевшего в трудовую книжку не вносятся. Информация указывается лишь в учетной карточке замещающего работника.
Служебная записка
Нормы Трудового кодекса РФ прямо не указывают на то, что необходимо составлять служебную записку в связи с болезнью работника. Но на практике локальными правилами большинства организаций оформление такого документа предусмотрено.
Оформляется записка в письменном виде и направляется руководителю компании. В ней должно быть указано следующее:
- Данные руководителя.
- Наименование структурного подразделения.
- Сведения о заболевшем работнике.
- Дата с которой он отсутствует.
- Скачать бланк служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
- Скачать образец служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
Заявление
Ещё один документ, который может быть оформлен на время больничного листа — заявление на замещение. Оно оформляется сотрудником, который будет заменять ушедшего на больничный и официально подтвердит, что он не против выполнения обязанностей заболевшего коллеги.
Как и служебная записка, заявление оформляется в письменном виде. В нем указывается время начала больничного, а также данные о работнике, который будет временно исполнять обязанности.
- Скачать бланк заявления на замещение во время больничного
- Скачать образец заявления на замещение во время больничного
Приказ о возложении исполнения обязанностей на другого сотрудника
Почти всегда приказ о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника должен быть издан. Исключением являются случаи, когда человек изначально является замещающим специалистом и такое правило указано в его договоре. Приказ оформляется в письменной форме.
В приказе о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника указывается:
- Наименование организации.
- Сведения об отсутствующем и заменяющем работнике.
- Дата начала замещения.
Приказ подписывается руководителем компании. С документом должен быть ознакомлен под подпись замещающий работник.
- Скачать бланк приказа о возложении обязанностей на время больничного листа
- Скачать образец приказа на замещение директора на время больничного листа
- Скачать образец приказа о замещении учителя на время больничного листа
Дополнительное соглашение к ТД
Может потребоваться дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в случае, если человек остается работать в компании, но полностью освобождается от обязанностей по своей должности на время замены. Дополнительное соглашение, как и трудовой договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах. В нем указывается период и наименование должности, по которой будет происходить замена.
- Скачать бланк допсоглашения к трудовому договору о замещении сотрудника на больничном
- Скачать образец допсоглашения к трудовому договору о замещении сотрудника на больничном
Особенности оплаты
Порядок выплаты специалистам, которые заменяют заболевших, установлен статьей 151 ТК РФ. В ней указано, что доплата за возложение дополнительных обязанностей должна производиться в обязательном порядке. Размер такой выплаты устанавливается сторонами трудовых отношений с учетом объема нагрузки и произведенных удержаний.
Статья 151 ТК РФ. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).
Ситуации, когда возложить обязанности необходимо
В силу разных причин работники могут отсутствовать на месте, и руководитель должен найти им замену. Решением подобного вопроса становится возложение обязанностей отсутствующего на другого специалиста. В связи с этим у руководства компании существует несколько методов:
- перевод какого-либо сотрудника на рабочее место отсутствующего с постановкой пустующей должности в приоритет, то есть заместитель временно прекращает профессиональную деятельность в рамках своей должности;
- возложение обязанностей дополнительно, то есть заменяющий сотрудник наряду с основными функциями будет выполнять работу отсутствующего коллеги;
- прием на работу другого сотрудника.
Выбранный вариант замены с описанием деталей должен быть зафиксирован в приказе об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
В трудовом законодательстве приведены два способа, согласно которым работнику могут быть вменены новые трудовые функции – это совмещение и внутреннее совместительство. Руководитель, выбирая тот или иной вариант, обычно ориентируется на возможность выделения рабочих часов для выполнения дополнительной работы.
Характерные особенности и отличия этих двух способов изложены в таблице ниже:
| Совмещение | Внутреннее совместительство |
| Выполнение дополнительных трудовых функций осуществляется параллельно с основной деятельностью | Дополнительные трудовые функции производятся после непосредственного выполнения основной работы |
| Увеличение рабочего времени не происходит | Увеличение рабочего времени максимум до половины длительности рабочего дня, но не больше 4 часов ежедневно |
| Оплата труда производится по согласованию с нанимателем | Оплата труда производится пропорционально отработанным часам |
| Необходимо внесение изменений в действующую должностную инструкцию, а также оформление дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника | Производится оформление еще одного трудового договора с данным работником – на еще одну должность и на определенную часть ставки |
| Соответствующим приказом руководителя возможно произвести снятие дополнительных обязанностей в любой момент времени и по желанию сотрудника | Снятие дополнительных обязанностей возможно исключительно путем расторжения соответствующего трудового контракта с работником |
Руководитель организации имеет право принятия самостоятельного решения о выборе определенного варианта из вышеперечисленных, согласно сложившейся ситуации.
Когда объем переданных профессиональных функций сравнительно велик, и это вызывает трудности в процессе замещения сотрудника, а также в случаях, если происходит задержка отсутствия работника, то в подобных ситуациях руководство компании должно произвести оформление внутреннего совместительства или временного перевода. Такая практика обычно применяется в случаях ухода сотрудниц в декретный отпуск или отправки работников в длительную командировку.
Важно понимать, что должностные обязанности каждого сотрудника в отдельности зафиксированы в должностной инструкции, поэтому наниматель не вправе требовать выполнения дополнительной работы, которая не предусмотрена нормативными документами. Следовательно, возложение дополнительных трудовых обязанностей, которые выходят за рамки существующей должностной инструкции, должно обязательно сопровождаться формированием дополнительного распоряжения. Однако, данный нормативный акт создается исключительно после согласования с сотрудником, замещающим отсутствующего, всех необходимых деталей: сроки выполнения трудовой деятельности, объем работы и оплата этого труда.
Когда работник, которому наниматель предложил замещение, не согласен на выполнение дополнительных трудовых обязанностей, то руководитель не имеет права принуждать к данному труду, поскольку решение сотрудника должно быть исключительно добровольным. Кроме того, когда сотрудник изначально выразил согласие и принял дополнительные трудовые функции, а затем в силу разных причин отказался от этой работы, то он должен предупредить об этом работодателя за три дня.
Кто может исполнять обязанности временно отсутствующего работника?
В случае, если работодатель примет решение, что исполнять обязанности отсутствующего работника может его коллега, то есть сотрудник, который уже оформлен у работодателя, то варианты возможны следующие:
- выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника без отрыва от исполнения его основных обязанностей, то есть фактически это увеличить объем работы имеющемуся работнику;
- временный перевод на другую работу;
- внутреннее совместительство.
Если работодатель принимает решение не поручать дополнительную работу внутри своей фирмы, а специально привлечь для ее выполнения специалиста, что называется, «с улицы», можно оформить:
- срочный трудовой договор;
- при условии, если работник трудится на основном месте работы, то можно оформить внешнее совместительство.
Способ, которым решит воспользоваться работодатель, остается на его усмотрение. Однако работодатели чаще всего прибегают к поиску нового работника специально на позицию отсутствующего, оформляя срочный трудовой договор либо поручают дополнительную работу действующим сотрудникам без отрыва их от основной работы.
Итак, допустим, ваш сотрудник ушел в отпуск по уходу за ребёнком, и вы приняли решение взять для выполнения его работы нового человека, оформив с ним срочный трудовой договор. В таком случае в трудовом договоре необходимо уточнить, что данный работник устроен на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, с уточнением информации, обязанности какого именно работника он будет исполнять и по какой причине данный работник отсутствует.
На основании данного трудового договора необходимо издать приказ о приеме на работу. В приказе необходимо указать время действия трудовых отношений как указано в трудовом договоре (то есть на время исполнения работы сотрудника, который временно отсутствует). Не забудьте сделать запись о приеме на работу в трудовую книжку нанятого по срочному договору работника. В трудовой книжке не обязательно уточнять, что работник трудится по срочному трудовому договору.
Если же работодатель решил привлечь для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника штатного специалиста, то при его согласии необходимо заключить с ним соглашение к действующему трудовому договору о том, что он готов выполнять дополнительный объем работы, исполняя обязанности коллеги, который временно не может выполнять свою работу. В соглашении нужно указать:
- что сотрудник извещен о дополнительной работе и согласен ее выполнять;
- должность сотрудника, который отсутствует, то есть ту должность, по которой работнику придется дополнительно трудиться;
- информацию о дополнительной работе, которую выполняет сотрудник – объем работы, возможно отсылка к должностной инструкции;
- информацию о том, что работник готов выполнять дополнительные объемы работы, не отрываясь от основной, в течение установленной ему длительности рабочего дня или смены;
- время, в течение которого работнику придется дополнительно трудиться;
- размер доплаты, если такая предусмотрена.
Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника
Общество с ограниченной ответственностью «Сарафан»
25 мая 2016 года
О замещении временно отсутствующего работника
В силу ст. 60.2, 151 Трудового кодекса РФ и в связи с отсутствием в период временной нетрудоспособности по причине болезни начальника экономического отдела Свиридова Павла Сергеевича приказываю:
- Поручить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Елене Андреевне исполнение обязанностей начальника экономического отдела с 26.05.2016 до выхода Свиридова П. С. на работу.
- Дополнительный объем работы выполняется в течение установленной трудовым договором продолжительности рабочего дня наряду с основной работой.
- Установить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Е. А. доплату за дополнительный объем работы на период временного замещения в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) руб. в месяц.
Основание: дополнительное соглашение от 25.05.2016 № 7-ТД к трудовому договору от 01.12.2014 № 7-ТД.
Директор: (подпись) Колев С. Ф.
С приказом ознакомлена: (подпись) Соколова Е. А.
Как правильно составить распоряжение?
Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании. Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству. Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение.
Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме. Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк.
Структура распоряжения должна состоять из таких частей:
- шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
- название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
- основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
- заключение. Ставятся подписи и дата.
В тексте приказа следует указать такие сведения:
- название предприятия, его организационно-правовая форма;
- наименование документа;
- причина замещения;
- ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
- сведения о замещаемой и основной должностях;
- дата и место составления документа;
- величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
- даты начала и завершения замещения;
- ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
- подписи.
Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.
При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:
- указывать номер документа;
- придерживаться делового стиля написания;
- наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
- писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
- не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
- размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.
Форма приказа
Для опубликования приказа о замещении можно использовать унифицированный бланк Т-5 или составить его в произвольном стиле. При этом, в нем непременно требуется обозначить:
- Номер и дату его формирования.
- Ф.И.О. подчиненного, уходящего в отпуск.
- Ф.И.О. специалиста замещающего отпускника.
- Сроки замещения.
- Уточнение дополнительных обязанностей заместителя.
- Размер доплаты.
- Подпись директора.
- Подписи отпускника и замещающего сотрудника об ознакомлении с распоряжением.
Причины для замещения
Поводом для замещения отсутствующего специалиста могут оказаться различные обстоятельства. К наиболее распространенным можно отнести:
- Отсутствие подчиненного по причине заболевания.
- Уход работницы в декретный или запланированный ежегодный отпуск.
- Убытие в командировку и т.д.
При этом, нужно отметить, что не каждый раз в подобных обстоятельствах назначается временное лицо для замещения освободившейся вакансии. Основанием, согласно которому публикуется распоряжение на замещение, является отсутствие на работе специалиста, чьи обязанности на кого-то требуется возложить. При этом, причиной отсутствия специалиста на работе, чаще всего является нахождение его в отпуске.
Приказ на замещение во время отпуска формируется одновременно с приказом на отпуск работающего лица, функции которого понадобиться выполнять во время его отдыха.
При этом, не каждое отсутствие подчиненного на работе должно сопровождаться замещением его обязанностей. Например, отсутствие на работе специалиста в пределах 3–5 дней, как правило, не требует замещения.
В то же время, если работница уйдет в декретный отпуск, с последующим 3-хлетним периодом нахождения дома в связи с содержанием младенца, без опубликования приказа с замещением такой сотрудницы, вряд ли можно обойтись. Для этого понадобиться, либо заключить трудовой договор (ТД) с новым работником на период нахождения основной работницы в декретном отпуске, либо временно перевести на освободившуюся вакансию работника с другого рабочего места путем заключения с ним дополнительного соглашения.
Замещение специалиста, с исполнением его прежних основных обязанностей, обычно, осуществляется при уходе основного специалиста в отпуск. Как правило, это осуществляется, если подчиненный отпрашивается на срок более 3-5 дней, когда обязанности отсутствующего специалиста являются важными для предприятия.
Заполнение приказа об исполнении обязанностей временно выбывшего работника
Основываясь на дополнительном соглашении или срочном договоре, руководителем издается приказ о временном назначении, в произвольной форме, который может выглядеть, например, так:
Тут желательно отразить такие данные:
- название предприятия и некоторые реквизиты
- номер приказа и его наименование
- город, где находится учреждение
- дата выхода приказа
- должность отсутствующего специалиста
- указание статей ТК, на которых основывается документ, так, ст. 60.2 о совмещении должностей, а ст. 151 о доплате за совмещение
- должность и ФИО замещающего
- день начала работы на новом месте и продолжительность, исходя из того, когда вернется штатный сотрудник по окончании командировки, отпуска или другого периода
- размер денежного вознаграждения за новые обязанности
- на каком документе основывается приказ: дополнительном соглашении или договоре, с номером и датой
- подписи руководителя и назначаемого лица
В общем, вариантов найма временного персонала предостаточно. Проще всего привлечь к этому сотрудника из этой же организации, но по некоторым специальностям есть ощутимый дефицит кадров. Поэтому не являются редкостью сторонние временщики. Работая с ними, придется больше внимания уделять документам.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Соглашение к трудовому договору необходимо составить в двух экземплярах и подписать – один экземпляр отдать работнику, а другой останется у работодателя. На основании составленного дополнительного соглашения составьте приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Унифицированная форма приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника не утверждена, поэтому составлять такой документ нужно в свободной форме.
Замена путем совместительства
Во всех вышеперечисленных видах замены привлекаются только сотрудники этого же предприятия, но отдельно стоит выделить совместительство, когда могут использовать и своих специалистов и приглашать персонал с посторонних юр лиц. Для таких коллег нужен отдельный трудовой договор, а если только на время замены, то составляется срочный договор. Здесь должны быть обозначены данные о совместительском характере работы.
Совместителю предстоит трудиться сверх основного рабочего дня и это превышение не должно быть выше четырех часов. Однако если внешний совместитель вправе отдыхать по случаю нерабочего дня в своей головной фирме, то при подработке он сможет отработать полные восемь часов.
При расчете оплаты может возникнуть сложность, не нарушает ли закон выплата совместителю более половины оклада, ведь максимальный рабочий период для него не более половины дня. Согласно ТК необязательно считать зарплату имеющемуся замещающему работнику по фактически отработанному времени, в договоре можно отобразить сумму по согласию сторон, но следует иметь в виду, что если она превысит оклад штатного работника по заменяемой должности, то может последовать административный штраф.
Когда временно принимается человек с другой организации, ему не требуется предъявлять трудовую и другие документы. Из-за этого принимающий работодатель непреднамеренно может нарушить ТК по причине незнания всех обстоятельств. Поэтому рекомендуется включить в заявление о приеме на работу все возможные ситуации, которые нарушают закон, и когда поступающий работник подписывает такое заявление, он снимает всю возможную ответственность с фирмы, трудоустраивающей его.
Учитывая, что трудовая совместителя находится в его головном офисе, то записи о сторонних подработках в ней не делаются. Но если он составит заявление об этом и предоставит договор и приказ об участии в подработке на стороне, то это допускается. Однако такие процедуры весьма плохо прописаны в законе, поэтому кадровику этого делать не рекомендуется. Кроме того, основной работодатель не сможет закрыть такую запись при увольнении, и при последующем трудоустройстве могут возникнуть вопросы.
Также при временном совместительстве людей с другого предприятия могут возникнуть следующие ситуации:
- Заменяющий ушел с главного места, где был трудоустроен. Это не является поводом прекратить его договор по второстепенной работе.
Нюансы временной работы
Определенно, последний вариант с совместительством более трудоемкий для кадровика и есть сложности с контролем его рабочего времени, чтобы избежать переработки и есть еще ограничения на внутреннее совместительство.
Загрузка...