Документы об оформлении ежегодного отпуска: заявления, приказы

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продляется на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.

В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.

Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.

Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.

Какие документы нужно оформить?

При предоставлении очередного отпуска сотруднику могут быть оформлены следующие документы:

• график Т-7 – составляется в декабре предшествующего года и устанавливает порядок ухода в отпуск;
• уведомление об отпуске – может составляться за 2 недели до начала отдыха, если работник не уведомлен другим способом ранее;
• заявление от работника – если отпускное время предоставляется не по графику, отпускное расписание отсутствует или сотрудник не включен в график;
• приказ об отпуске – может быть составлен по форме Т-6, содержит распоряжение предоставить очередной отдых сотруднику, начислить и выплатить ему отпускные;
• записка-расчет Т-60 – необходим для проведения расчета отпускных;
• личная карточка Т-2 – заполняется 8 раздел, указываются сведения о предоставленном ежегодном оплачиваемом отдыхе;
• табель учета рабочего времени – проставляются кодовые обозначения вместо явок, соответствующие ежегодному отпуску – ОТ или 09 (ОД или 10 для дополнительных оплачиваемых дней).

• сотрудник не включен в график Т-7 – например, потому что принят на работу в текущем году;
• в организации нет графика – например, потому, что компания является микропредприятием и не обязана вести данное расписание;
• отпускное время предоставляется в даты, отличные от указанных в графике.

Отличительные черты документа

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.

Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.

Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:

• записка-расчёт;
• график отпусков;
• заявление самого работника, где он пишет о своём желании получить отпуск.

Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

• Свидетельство о рождении ребёнка.
• Справка-вызов из учебного учреждения.
• Справка о стаже работы.
• Листок нетрудоспособности.
• Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.

Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.

Как составляется приказ?

Приказ обязательно оформляется, без него работник не сможет уйти в отпуск, кадровик не сможет заполнить кадровые документы, а бухгалтер рассчитать отпускные.

Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

1. Информация об организации, в которой работает гражданин. Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.
2. Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
3. Информация о занимаемой должности. Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
4. Период отдыха. В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
5. Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
6. Дата оформления документа. В этом разделе руководитель указывает дату составления приказа, который впоследствии считается периодом начала отдыха.
7. Подпись начальства. Внизу документа руководитель организации расписывается тем самым, заверяя документ.

Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

За сколько времени до отпуска издается приказ

Сроки выдачи приказа законодательно не регламентированы. Однако, согласно ст. 123 ТК РФ, сотрудник должен быть уведомлен об отпуске не позднее, чем за 14 дней до его начала в соответствии с графиком отпусков.

Работник ставит отметку об ознакомлении с началом времени отпуска на отдельном приложении, подтверждая его своей подписью.

В течение двух недель приказ может быть оформлен в любой момент, но следует помнить, что начисление денежной компенсации по оплачиваемым отпускам производится на его основании.

Согласно ст. 136 ТК РФ, сотрудник должен получить отпускные не позднее, чем за три дня до ухода в отпуск. Следовательно, у сотрудников бухгалтерии и кадровой службы есть полторы недели для оформления документа и расчета с момента фиксации ознакомления. Документ также может быть оформлен заблаговременно (за две недели), где сотрудник поставит подпись на нижней строке или оборотной стороне.

На таких же условиях составляется приказ в соответствии с письменным заявлением сотрудника. Сроки подачи заявления закон не регламентирует. Однако для расчета денежной компенсации и соответствующего оформления допустимым считается интервал от 3 дней до двух недель. Оптимально заявление необходимо подать за неделю до даты начала периода, указанного в нем.

Унифицированная форма Т-6 регламентирована Постановлением Роскомстата №1. При этом закон допускает создание собственного шаблона или бланка, руководствуясь внутренней политикой. Однако приказ всегда должен содержать все основные пункты и разделы, которые рекомендованы Правительством. Заполняется в следующем порядке:

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

Продление отпуска

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

Подписываем и знакомим

Подписать кадровый акт может руководитель организации или уполномоченное на это иное должностное лицо. Когда приказ готов, с ним нужно ознакомить сотрудника под подпись. Подпись нужно обязательно расшифровать. Если сотрудник от этой процедуры отказался, то работодателю придется подготовить соответствующий акт. Даже если встретиться лично с работником невозможно, например, он работает дистанционно, то его все равно нужно ознакомить с приказом. Сделать это можно в режиме обмена электронными документами с цифровыми подписями. Такой порядок предусмотрен статьей 312.1 ТК РФ.

Подписать кадровый акт может руководитель организации или уполномоченное на это иное должностное лицо. Когда приказ готов, с ним нужно ознакомить сотрудника под подпись. Подпись нужно обязательно расшифровать. Если сотрудник от этой процедуры отказался, то работодателю придется подготовить соответствующий акт. Даже если встретиться лично с работником невозможно, например, он работает дистанционно, то его все равно нужно ознакомить с приказом. Сделать это можно в режиме обмена электронными документами с цифровыми подписями. Такой порядок предусмотрен статьей 312.1 ТК РФ.

Предоставление отпуска: пошаговая процедура

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала “Кадровик-практик”. Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

5 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

Не представленные ниже пошаговые инструкции доступны только подписчикам журнала “Кадровик-практик”

8. Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника.

Предоставление отпуска: правовые основания и документальное оформление

“Отдел кадров бюджетного учреждения”, 2008, N 5

Предоставление отпуска: правовые основания и документальное оформление

В соответствии со ст. 114 ТК РФ ежегодно работникам должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. В связи с этим у сотрудников кадровых служб часто возникают вопросы о порядке предоставления отпусков: через какое время после начала работы у работника возникает право на отпуск, может ли работодатель отказать в предоставлении отпуска в текущем году, возможно ли разделить отпуск на несколько частей и, самое главное, как документально это оформить?

В данной статье ответим на вопросы, касающиеся порядка предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и оформления графика отпусков, что особенно актуально в преддверии нового рабочего года.

Обязательно ли составление графика отпусков?

График отпусков является сводным и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1 ). Нормой, устанавливающей обязательность составления графика отпусков, является ст. 123 ТК РФ, в частности, определено, что данный документ обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков составляется ежегодно и утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря текущего года). Если в организации есть профсоюз, то утверждение графика отпусков производится в указанные сроки, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Какие преимущества дает наличие графика отпусков работодателю? Самое главное – возможность предоставить работнику отпуск именно в тот период, который указан в графике. В обратной ситуации, когда график отсутствует, может возникнуть спор о времени предоставления отпуска. Если, несмотря на просьбы работника, отпуск ему не предоставляется, при обращении работника в трудовую инспекцию возможно привлечение работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а именно:

– наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

– наложение административного штрафа на юридические лица в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Если дело об административном правонарушении находится на рассмотрении у судьи, возможно также привлечение к ответственности в виде административного приостановления деятельности юридического лица на срок до 90 суток.

Порядок составления графика отпусков

Как правило, составление графика отпусков осуществляется с учетом мнения самих работников о желаемом времени отпуска, однако такой обязанности работодателя ТК РФ не устанавливает. Поскольку распределение работников по отпускам должно обеспечивать нормальную работу подразделений, возможно составление графика отпусков лишь на основании указания руководителя организации (начальников подразделений). Например, учителям ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется, как правило, в летний период.

Если производственной необходимости нет, рекомендуем график отпусков составлять так: работникам подразделений следует согласовать желаемое время отпуска с непосредственным руководителем, после чего сведения по всем подразделениям кадровая служба сводит в единый график отпусков, с которым работников знакомят под роспись.

Порядок составления графика отпусков желательно закрепить в соответствующем локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), который, согласно ст. 8 ТК РФ, обязателен для применения в той организации, где он принят, но при этом его нормы не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством. С данным локальным нормативным актом работника необходимо ознакомить под роспись при приеме на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, что предусмотрено ст. 125 ТК РФ. Хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. На практике работники часто просят предоставить одну часть отпуска указанной выше продолжительности, а другие 14 дней разделить на несколько частей. Вправе ли работодатель отказать в этом работникам? В соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК РФ деление отпуска на части производится на основании соглашения между работником и работодателем, которое может быть достигнуто при составлении графика отпусков. И в этом случае также желательно наличие локального нормативного акта, регулирующего порядок составления графика отпусков, в котором можно указать, предоставляется отпуск полностью единовременно или возможно разделение на две и более части.

Например, формулировка может быть такой: “По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Вопрос о разделении другой части ежегодного отпуска на несколько частей решается руководителем кадровой службой в каждом конкретном случае, исходя из обстоятельств, вызвавших необходимость такого разделения отпуска”.

Если локальными нормативными актами не предусмотрено разделение отпуска на части и между работником и работодателем не было достигнуто соглашения об этом, работник, от которого поступила такая просьба, не вправе самостоятельно уйти в отпуск на несколько дней.

Одним из важных вопросов является порядок включения в график отпусков работников, принятых в организацию в течение года после утверждения графика отпусков. Следует помнить, что с 01.02.2002 – даты вступления в силу ТК РФ – право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ), а не 11 месяцев, как это было предусмотрено КЗоТ РСФСР. В связи с этим можем рекомендовать, если работник принят в организацию в первой половине года и право на отпуск наступает в текущем году, утверждать дополнения к графику отпусков, что не запрещено законом. Это позволит избежать дальнейших споров о порядке предоставления отпуска. Дополнение к графику отпусков может быть сделано в той же форме, что и основной график.

Документальное оформление графика отпусков

График отпусков составляется по форме N Т-7, установленной Постановлением N 1, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. При наличии выборного профсоюзного органа отметка об учете его мотивированного мнения об очередности предоставления оплачиваемых отпусков указывается на первом листе графика.

Примечание. Для утверждения графика отпусков не требуется издание приказа. Достаточно лишь подписи уполномоченного на то лица на первом листе графика отпусков. Необходимости заверить график отпусков печатью организации законодательство не предусматривает.

Законодательно установленной инструкции о порядке заполнения формы графика отпусков нет. Поэтому работодатель вправе определить, в каком порядке будет производиться сортировка данных – по структурным подразделениям или по дате ухода сотрудников в отпуск.

Приведем образец заполнения формы графика отпусков, в котором данные отсортированы по структурным подразделениям.

График отпусков является сводным и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1 ). Нормой, устанавливающей обязательность составления графика отпусков, является ст. 123 ТК РФ, в частности, определено, что данный документ обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков составляется ежегодно и утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря текущего года). Если в организации есть профсоюз, то утверждение графика отпусков производится в указанные сроки, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
3. Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

• график отпусков;
• уведомление;
• заявление;
• приказ;
• записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

• график отпусков;
• уведомление;
• заявление;
• приказ;
• записка-расчет.

Как оформить отпуск работнику?

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса “Мое дело”.

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Дополнительный оплачиваемый отпуск (если он предоставляется)

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника – 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают – 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: – Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей – такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

– работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

– работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

– письменное согласие работника на перенос отпуска;

– приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

– заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

– согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел “Перенесение отпуска”:

– графу 8 “Основание (документ)”;

– графу 9 “Дата предполагаемого отпуска”.

Комментарий:– Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул – законным и обоснованным.

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница– внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

– в специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

– на ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

– в специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

– на индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

– на приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

– график отпусков по форме № Т-7;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 – на одного работника или по форме № Т-6а – на группу работников;

– записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

– в личной карточке работника (форма № Т-2);

– в его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код “ОТ” (цифровой код “09”), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код “ОД” (цифровой код “10”), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

– если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

– если отпуск перенесен на другой день;

– если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

– если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.

Комментарий: – Полагаю, что целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) положение, в соответствии с которым заявление на отпуск должны подавать все работники, как уходящие в отпуск строго по графику, так и планирующие использовать его вне графика.

Это поможет избежать, например, ситуации, когда работник планировал перенести свой отпуск, но не успел согласовать это с работодателем, а все документы на отпуск уже оформлены и отпускные рассчитаны. Так можно “подстраховаться” и на случай, если кадровик или другой работник, ответственный за оформление отпусков, упустил из внимания срок ухода в отпуск какого-либо работника, в связи с чем отпуск не был своевременно оформлен и оплачен.

– графу 8 “Основание (документ)”;

Отпуск по графику

График отпусков — особый документ, который согласовывают с работниками, профсоюзным органом, специалистами кадрового отдела и руководителем. Это распорядительный документ, который должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления нового года.На каждом предприятии существует свой распорядок ухода работников на отдых. Поскольку большинство людей предпочитает отдыхать в летние месяцы, всем желающим предоставить такую возможность, как правило, нельзя. Составляя приказ на отпуск, бланк которого можно увидеть ниже, необходимо руководствоваться существующим графиком. Также см. «График отпусков».

Работник, который уходит в отпуск, должен быть предупрежден об этом не позднее, чем за две недели. При этом его подпись в извещении обязательна.

При заполнении форм первичной учетной документации все данные должны быть внесены в личную карточку рабочего. Основанием для этого служит приказ.

Работник, который уходит в отпуск, должен быть предупрежден об этом не позднее, чем за две недели. При этом его подпись в извещении обязательна.

Зачем нужен

Чтобы отправить сотрудника на очередной оплачиваемый отдых в теплые края, работодатель готовит соответствующее распоряжение. Этот локальный нормативный акт одновременно является основанием для отсутствия человека в определенный период времени на своем рабочем месте и для выплаты в адрес работника денежных сумм, которые называются отпускными. Период нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске входит в страховой стаж. Но отпускные, которые сотрудник должен получить за три дня до начала каникул, не входят в базу для расчета средней заработной платы и подлежат исключению из расчетного периода (см. подпункт «а» пункта 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Кроме основного ежегодного оплачиваемого отдыха, существуют:

• дополнительные оплачиваемые, к примеру, за работу во вредных или опасных условиях труда;
• учебные;
• без сохранения заработной платы.

Общая продолжительность гарантированных законом выходных составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий работающих граждан предусмотрены удлиненные периоды, в частности, для педагогов.

Оформление соответствующей документации — функция специалиста отдела кадров.

В работе могут использоваться унифицированные формы распоряжений: по форме Т-6 (на одного сотрудника) или Т-6а (на нескольких сотрудников). Допустимо скачать образец приказа на отпуск 2022 либо использовать свои собственные шаблоны документов. Важно, чтобы они содержали необходимые реквизиты первичных учетных документов:

• порядковый номер и дату составления;
• наименование учреждения-работодателя;
• фамилию, имя, отчество сотрудника, должность и подразделение, где он работает;
• вид используемого освобождения (может указываться не один);
• период работы, за который полагаются ежегодные оплачиваемые выходные дни.

В распоряжении иногда указывают и иные данные, например табельный номер, лицо, на которое будут возложены обязанности, и т. д., если это необходимо.

Оформление соответствующей документации — функция специалиста отдела кадров.

Пример написания

Скачать образец заполнения заявления на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, неиспользованный за прошлый год – word.

Так выглядит образец:

Важно, что сотрудник должен помнить, при увольнении все неиспользованные отпуска сгорают, за них выплачивается денежная компенсация.