Как получить трудовую книжку впервые

Трудовой книжкой называют документ, который включает информацию о трудовой деятельности, производственном стаже граждан. Новый образец установлен Постановлением Правительства «О трудовых книжках», опубликованным 16 апреля 2003 года под № 225.

Правила оформления трудовой книжки

Как заполнить трудовую книжку в первый раз — электронно. Всем, кто впервые трудоустраивается в 2022 году, работодатели оформляют ЭТК. Для сотрудников, которые оставили бумажные ТК, порядок таков:

1. Заполнить сведения о работе.
2. Указать номер и дату приказа о приеме.
3. Дать на подпись владельцу.

Когда не надо вести трудовую книжку

• Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
• Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Как и где можно сделать (получить)?

Если вы пошли устраиваться на работу впервые вам не нужно ломать голову, где взять трудовую книжку, если не работал. Вы самостоятельно можете воспользоваться несколькими способами получения трудовой, которые предусмотрены государством и иными нормативно правовыми актами. Более подробно каждый из них мы рассмотрим в следующих пунктах.

Покупка

Трудовую книгу можно приобрести самому. Как правило, установленные законом образцы трудовых книг продаются в книжных магазинах. Вы сами приобретаете данный документ и самостоятельно относите его к работодателю.

На этом ваши действия заканчиваются и уже работодатель приступает к заполнению важного документа. Но согласно законодательству, вовсе не на вас лежит бремя покупки трудовой книги. Кто и как должен предоставить вам трудовой документ мы расскажем в следующем пункте.

Кто должен покупать?

Приобретать трудовую книжку должна сама организация или же индивидуальный предприниматель (работодатель). Как правило, у организаций имеется доверенность по которой они закупают трудовые в нескольких экземплярах и оформляют трудовые вновь пришедшим сотрудникам.

Таким образом, работодатель не может вас обязать купить трудовую – это ваше сугубо личное желание. А вот удержать стоимость книги с вашего заработка работодатель может.

Как происходит удержание стоимости трудовой книжки из зар.платы?

Заработная плата гражданина – это ежемесячное поощрение за труд. К сожалению, многие граждане не уведомляются работодателем о том, что с этой суммы могут списать расходы на покупку (оплату) трудовой книжки.

Согласно Трудовому кодексу -это нужно делать только с согласия работника. Конечно удержанные деньги на покупке не соразмерны с размером заработной платы, но все-таки, лучше знать куда деваются честно заработанные тобой денежные средства.

Приказ о взимании платы за трудовую книжку

Если работодатель оповещает работника о том, что собирается взыскать с его зарплаты расходы на трудовую, это еще не значит, что он все делает по закону.

К сожалению, не все работодатели знают о том, что такое действие как взымание денежных средств за трудовую книгу должно быть подтверждено приказом под соответствующим номером и датой.

Приказ должен быть предоставлен на ознакомление работнику и только после этого денежные средства могут быть списаны в пользу работодателя.

Кем выносится?

Приказ выноситься по общему правилу работодателем или же его заместителем. Также полномочия на вынесение приказа имеют сотрудники отдела кадров.

Только эти люди имею право ставить на приказ печать и объявлять его действующим локальным нормативно-правовым актом по организации.

Трудовые книжки

Трудовые книжки ведутся работодателями – юридическими лицами и физическими лицами, являющими индивидуальными предпринимателями.

Работодатель – физическое лицо, не являющее индивидуальным предпринимателем, не имеет право производить записи в трудовые книжки.

I. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку его работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Важно! При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с законом трудовая книжка на работника не ведется) (ст. 312.2 ТК РФ).

Важно! Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). Работодатель вправе потребовать у работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника 5 рабочих дней (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется).
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Важно! Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок их заполнения утверждены Приказом Минтруда России от 19.05.2022 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

II. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно! При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (копию трудовой книжки, заверенную выписку из трудовой книжки) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ст. 62 ТК РФ).

Важно! Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

III. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Важно! В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя.

В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом “а” пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ..

Важно! По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Сколько стоит

Стоимость документа варьируется в зависимости от региона, от места его покупки. В среднем бланк можно приобрести за 300-400 рублей. Сделать это самостоятельно можно в следующих местах:

• газетные киоски;
• канцелярские магазины;
• иные торговые точки, заключившие договор с АО «Гознак»;
• сайты в интернете (стоимость бланков здесь немного ниже – 200-250 рублей).

При оформлении на работу следует уточнить у кадровой службы организации, какой размер удержаний будет производиться из первой заработной платы.

Если стоимость бланка в организации значительно превышает его цену в ближайших торговых точках или на сайтах, целесообразнее приобрести документ самостоятельно и принести в отдел кадров.

Важно не забывать проверять его на подлинность.

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2022 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2022 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2022 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Заполнение

Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:

• паспорту;
• документу об образовании;
• приказу.

Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:

1. На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
2. После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.

Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:

1. Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
2. Фиксируются выше новые данные.
3. Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
4. Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.

Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.

Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.

Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.

Рассмотрели все правила, как завести трудовую книжку впервые. Важно придерживаться их, чтобы документ имел законную силу. При нарушениях его заполнения требуется срочное исправление всех недочетов.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).

Как завести электронную трудовую книжку впервые

Должен ли работодатель сначала оформить трудовую на бумаге, если сотрудник при приеме на работу решил выбрать ЭТК, или можно сразу оформлять на него электронные сведения, минуя «бумажную» стадию?

Исходя из положений законодательства, в 2022 году обойтись без оформления бумажной трудовой впервые устраивающемуся на работу гражданину не получится. Объясним, почему.

Согласно пп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ, работодатель направляет каждому работнику уведомления об изменении норм трудового законодательства, связанных с введением ЭТК, и о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой путем подачи заявления. Важно учесть, что, уведомление может быть адресовано только работнику – т. е. лицу, с которым был заключен трудовой договор и издан приказ о приеме его на работу.

Подать заявление о выборе ЭТК или о продолжении ведения ТК раньше, чем на него будет оформлена обычная трудовая книжка, работник не может. Согласно ст. 65 ТК РФ и «Правилам ведения ТК», работодатель обязан завести бумажную трудовую на сотрудника в течение недели после его оформления (но после того, как он проработает не менее 5 дней).

П. 2 закона № 439-ФЗ устанавливает, что каждый работник должен подать не позднее 31.12.2022 г. одно из заявлений:

• о продолжении ведения бумажной ТК (согласно ст. 66 ТК РФ);
• о предоставлении ему «Сведений о трудовой деятельности», то есть, о переходе на ЭТК (согласно ст. 66.1 ТК РФ). В тот же день в бумажную ТК вносится запись о подаче такого заявления, и она выдается работнику на руки, а с работодателя снимается ответственность за ее ведение и хранение.

Если заявление в указанный срок подано не будет, работодатель обязан продолжать ведение ТК на бумаге.

При этом никаких особых положений в отношении впервые устраивающихся на работу лиц закон не содержит. Следовательно, заводить на них бумажную трудовую книжку впервые в 2022 году придется даже в том случае, если при трудоустройстве они пожелали, чтобы на них вели только электронный документ.

Таким образом, чтобы завести ЭТК на ранее не работавшего сотрудника, работодателю необходимо:

• оформить прием на работу, заключив трудовой договор и издав приказ о приеме;
• получить от работника заявление на оформление бумажной ТК (по причине трудоустройства впервые);
• через 5 дней (с даты приема на работу) оформить и заполнить ТК;
• вручить уведомление о праве выбора ТК или ЭТК;
• получить от работника заявление о предоставлении «Сведений о трудовой деятельности»;
• сделать в бумажной ТК запись об этом и выдать книжку сотруднику.

У работодателя в 2022 году нет оснований, чтобы вовсе не оформлять бумажный документ новому сотруднику, впервые поступающему на работу – он оформляется по тем же правилам, что и раньше. Тем же, кто придет устраиваться на свою первую работу, начиная с 01.01.2022 г., бумажную трудовую оформлять не будут даже при их желании.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выбытие БСО с забалансового учета при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Бумажная трудовая книжка впервые

Порядок оформления трудовых книжек на бумажном бланке регулируется статьями 65, 66 ТК РФ и Правилами ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Вести бумажную ТК работодатель обязан на всех сотрудников, проработавших у него более 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Завести трудовую книжку ранее не работавшему сотруднику необходимо в течение недели с даты его поступления на работу (п. 8 Правил). Эти правила действуют и при трудоустройстве в 2022 году.

Работник должен написать на имя руководителя заявление с просьбой оформить ему ТК, в связи с тем, что это его первое место работы (подробнее о составлении заявления на трудовую книжку впервые трудоустраивающимся мы рассказывали в нашей статье). Работодатель приобретает бланки ТК самостоятельно, при этом расходы на приобретение бланка могут удерживаться с работника (по его заявлению).

В титульный лист книжки вносятся все необходимые сведения о работнике, а на следующей странице делается запись о приеме на работу (в соответствии с «Инструкцией по заполнению ТК», утв. Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003).

Не позднее следующего дня (рабочего) после даты издания приказа о приеме на работу, на работника в ПФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» по форме СЗВ-ТД.

ТК на бумаге будет вестись до тех пор, пока сотрудник не решит отказаться от нее и перейти на электронный вариант документа, написав об этом заявление работодателю до конца 2022 года. Если заявление будет содержать решение о дальнейшем ведении бумажного документа, или не будет написано вовсе, работодатель будет обязан продолжать вносить сведения в бумажный бланк. Электронные «Сведения о трудовой деятельности» СЗВ-ТД должны подаваться работодателем в ПФР независимо от формы ведения трудовой книжки.