Налоговая проверка контрагента: подробное руководство

В сервисе проводится проверка контрагента бесплатно, количество субъектов не ограничено. Кстати, с помощью сервиса можно проверить себя и убедиться, что предоставленная информация соответствует действительности. Готовый отчет можно скачать или отправить на электронный адрес. Кроме того, все отчеты сохраняются в личном кабинете пользователя, но при желании их легко удалить.

Налоговая проверка контрагента: подробное руководство

Фирма может внешне выглядеть благополучно, иметь красивый офис и вежливый отдел продаж, а внутри там огромные долги, суды и директор в бегах.

А если вы принимаете к вычету НДС , вам налоговая может устроить вырванные годы только за то, что контрагент покажется ей каким-то неблагонадежным.

Поэтому контрагентов надо проверять. Вот как это делать.

Сразу оговорюсь: есть 16 способов проверить контрагента по разным базам, сайтам и сервисам, и если пользоваться всеми, то это будет стоить времени. С другой стороны, прошедший все 16 шагов контрагент — это золото. Если вы начали проверку, и первые же пять этапов оказались провальными, можно сразу отказывать этому контрагенту — маловероятно, что дальше вы найдете что-то хорошее.

Проверить факт регистрации компании, реквизиты и контакты

Правоспособность компании возникает с момента внесения сведений о создании в единый государственный реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 49 ГК РФ). Чтобы узнать, зарегистрирован контрагент или нет, нужно запросить у него наименование и ИНН либо ОГРН. Копии свидетельств о госрегистрации и о постановке на учет или листов записи из реестров запрашивать необязательно, главное — проверить подлинность представленных данных. Это можно сделать в онлайн-режиме с помощью ЕГРЮЛ в сервисе Rusprofile или на сайте налоговой. Такой шаг поможет удостовериться, что компания существует и не ликвидирована.

Подобная проверка — базовый фильтр защиты от недобросовестных лиц и откровенных мошенников, которые действуют от имени ликвидированных или никогда не существовавших компаний. Они указывают произвольные наборы цифр в качестве идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), основного государственного регистрационного номера (ОГРН) и другие вымышленные реквизиты, либо реальные данные компании, которая прекратила существование. Зачастую они используют печать — изготовить ее несложно.

Если регистрация юридического лица отсутствует, значит, договор заключен с несуществующей компанией. В этом случае точно возникнут проблемы: налоговая обоснованно откажет в возмещении либо доначислит налог.

Статус индивидуального предпринимателя также подтверждается госрегистрацией и внесением сведений в аналогичный реестр — ЕГРИП. В некоторых случаях для сделки не критично, если вы заключите договор с физлицом без статуса ИП. Потребовать исполнить обязательства по договору можно и от гражданина без регистрации в качестве предпринимателя.

Однако договор с физлицом имеет свою специфику. Например, организация обязана оплатить НДФЛ и взносы в фонды за такого контрагента как налоговый агент, а спор по договору, вполне вероятно, придется разрешать в суде общей юрисдикции, а не в арбитражном суде. Исключение — если договор заключен с физлицом в статусе самозанятого. Такие физлица при выполнении определенного перечня работ и услуг являются плательщиками специального налога на профессиональный доход, который платят самостоятельно.

Проверить, является ли контрагент самозанятым, можно в сервисе ФНС РФ «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого)».

Одна из функций сервиса Rusprofile будет полезна, если вы проверяли контрагента перед сделкой, но не сохранили выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: возможность посмотреть и скачать выписку по состоянию на нужную дату в прошлом. Это особенно ценно, если изменения произошли после заключения договора. Например, на момент проверки и принятия решения о сотрудничестве компания существовала или у физлица был статус ИП, а позже компания или ИП прекратили регистрацию. Выписка поможет подтвердить те обстоятельства, которые были на момент проверки.

Желательно также сохранять фамилии и имена, а также контакты представителей контрагента, с которыми вы общались перед сделкой. Например, визитки менеджеров, переписку с консультантами по электронной почте, в мессенджерах и т.д. Это поможет подтвердить реальность взаимодействия при выборе контрагента.

Этап 1. Изучаем контрагента

Как правило, выбирая контрагента — исполнителя, компания с большой долей вероятности понимает, что за поставщик перед ней и стоит ли идти на риск.

Есть разные категории контрагентов, к ним разный подход и разный объем доказательств их благонадежности.

Есть мелкие неопасные компании — поставщики – за воду, канцтовары. Вряд ли кто оспорит сделку с ними. Есть крепкие госкомпании – монополисты с безупречной репутацией. На них тоже не стоит тратить время. Их проверка на добросовестность по сути формальна.

Есть и крепкие партнеры, с которыми вы работаете не один десяток лет. Здесь стоит подстраховаться. Мало ли что.

И, конечно, особое внимание требуется при выборе новых настойчивых незнакомцев – потенциальных контрагентов, «темных лошадок».

Для начала стоит пробежаться по признакам компаний-однодневок. Симптомы «однодневок» — давно не новость. О них в приказе ФНС от 30 мая 2007 г. № ММ-3-6/333 и письме ФНС от 10 июля 2018 г. № ЕД-4-15/13247. Письмо ФНС утратило силу в части указания аннулирования налоговых деклараций, но перечень порочных признаков – актуален и сейчас.

Под ряд подозрительных критериев могут попасть совершенно обычные компании. Важно взвешенно оценить данные о контрагенте и – главное — свои риски.

Даже при реальной сделке — недобросовестность контрагента может повлечь негативный результат проверки. Поэтому собираем доказательства, что контрагент добропорядочен, договороспособен и ему можно доверять.

Сведения из официальных источников

Советую необходимые для проверки контрагента документы не запрашивать, а получать самостоятельно из официальных источников в Интернете.

Какие сведения добываем в первую очередь:

• электронную выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. На сайте ФНС масса других полезных сервисов – о налоговой задолженности, о дисквалифицированных лицах, о массовости адресов, учредителей и руководителей. Чем компания старше – тем больше вероятность, что она добросовестна;
• наличие непогашенных задолженностей по исполнительным листам в банке данных исполнительных производств http://fssprus.ru/iss/ip/;
• судебные споры контрагента в картотеке арбитражных дел http://kad.arbitr.ru/;
• актуальность нотариальной доверенности представителя (в случае подписания договора доверенным лицом) на сайте Федеральной нотариальной палаты (http://reestr-dover.ru/;
• лицензии — на сайтах соответствующих лицензирующих органов (например, Росалкогольрегулирования — http://www.fsrar.ru/licens/reestr);
• для проверки российского паспорта лица, подписывающего договор – на сайте ГУ по вопросам миграции МВД России (http://сервисы.гувм.мвд.рф/info-service.htm?sid=2000,
• база заключенных госконтрактов – если контрагент в ней есть – это хороший знак.

Еще один полезный сайт – сайт Генеральной прокуратуры . Там можно поизучать план проверок, получить сведения о фактическом месторасположении компаний, о выявленных нарушениях, о проведенных проверках и другую информацию.

Запрос документов у потенциального контрагента

Кроме сведений из открытых источников запросите у контрагента документы, которые самостоятельно получить не можете:

• копию устава, чтобы убедиться в полномочиях руководителя или их ограничениях.
• приказ о назначении директора. Обратите внимание на срок полномочий директора и актуальность сведений в выписке из ЕГРЮЛ
• доверенность на представление интересов компании (если договор подписывается по доверенности);
• копию паспорта директора,
• справку о постановке на налоговый учет, справку из Росстата.
• решение об одобрении крупной сделки или письмо о том, что сделка не является крупной;
• копии лицензий, выписку из реестра СРО ( если вид деятельности попадает под соответствующие требования законодательства);
• сведения о банковских реквизитах. Чем выше рейтинг банка, в котором его счет- тем вам спокойнее. Банки тоже проверяют своих клиентов.
• бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность. Лучше за 2-3 года.

Объем доказательств проявления осмотрительности и осторожности ничем не ограничен. Быть может только принципом разумной достаточности.)) Без фанатизма.))

Ч ем больше соберете документов – тем вернее примете решение. И тем меньше ваш риск.

Состав доказательств может зависеть от вида сделок и особенностей бизнеса. К примеру, при покупке дорогостоящей недвижимости целесообразно отследить все предыдущие с ней сделки по данным Росреестра.

Интернет-поиск

Проверьте деловую репутацию потенциального контрагента в сети Интернет:

1. Забейте название компании, ФИО ее директора в поисковик и посмотрите, в каком контексте они упоминаются. Прошерстите на предмет любой информации: упоминания в СМИ, участие в тендерах, судебных разбирательствах… Распечатайте – и сохраните.
2. Внимательно изучите сайт контрагента. Сделайте экранные копии Интернет-страниц – главную, страничку контактов, отзывы клиентов, копии лицензий, прайсы (фрагменты), ответы-вопросы, реклама… Проставьте дату.

Не полагайтесь, что сможете распечатать в любой момент при проверке. К моменту проверки можете не успеть — контрагент может исчезнуть, не заплатить за хостинг, провайдер может продать его сайт.

Неработающая страница, устаревшая информация, отсутствие рекламы – тревожные признаки.

Если сайта у контрагента нет – это плохой знак. В наше время? Нет сайта? И лендинга нет? Бизнес-страничка в соцсетях может? Или реклама?

Предвижу резонный вопрос проверяющих: как вы его нашли? Из каких публичных источников о нем узнали? Он – о вас? Или вы – о нем? – Соберите такие данные. Как познакомились (физически)? Встречались или нет?

Если сведения личные и не хочется их раскрывать — продумайте вариант знакомства на специализированной выставке, не предусматривающей регистрацию участников. Но эта выставка должна реально состояться (тема, город, дата) — эти данные проверяемы. Ответы вашего контрагента на подобные вопросы должны совпадать с вашими ответами.

И немаловажно: зафиксируйте контактные данные для связи с должностными лицами — их телефоны, адрес электронной почты. Сохраните деловую переписку.

И еще. Все полученные данные и сведения советую фиксировать на бумаге или дополнительно хранить в электронном виде. С проставленной датой. Чтобы не забыть по прошествии времени и не потерять. Меняются персонажи, забываются многие темы — поэтому все документы должны быть здесь! и сейчас!

И еще одна новость! 9 ноября 2018 г. ФНС порадовала еще одним полезным сервисом для проверки контрагента. Да еще в онлайн режиме! В сервис по ссылке https://service.nalog.ru/regmon вводится свой адрес электронной почты и оформляется запрос на получение информации обо всех регистрационных действиях интересующего вас контрагента ( по ИНН) . И на указанный e-mail будут приходить уведомления. Причем достаточно быстро — не позднее следующего рабочего дня. Удобно отслеживать все изменения — смену адреса, директора и другие — по всем своим партнерам.

Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

С целью минимизации налоговых рисков необходимо проявлять так называемую должную осмотрительность.

Суть этого термина заключается в том, что каждый руководитель обязан проверять своих контрагентов.

Чтобы правильно проявлять должную осмотрительность, существует два варианта.

Первый вариант заключается в том, что организация самостоятельно проверяет своих контрагентов.

Но для этого нужно знать все источники информации, а также обладать необходимыми правами и компетенциями.

Второй вариант, заключается в том, что организация проверяет своих контрагентов с помощью специальных онлайн-сервисов, которые позволяют видеть всю необходимую информацию в одном месте.

Проверяем руководство и представителей фирмы

Пакет документов, о которых шла речь в предыдущем разделе, дополните сведениями:

• о генеральном директоре;
• учредителях;
• иных лицах, представляющих интересы компании на переговорах или при подписании документов (договоров, актов выполненных работ), ответственных за ведение иной деловой переписки.

В помощь снова возьмите сервисы ФНС:

• поищите интересующих вас людей в реестре дисквалифицированных лиц; (https://service.nalog.ru/disqualified.do);
• проверьте, не лишен ли судом гендиректор компании-партнера возможности руководить (https://service.nalog.ru/svl.do);
• уточните, не являются ли интересующие вас лица директорами и/или учредителями одновременно нескольких юрлиц (https://service.nalog.ru/mru.do);
• запросите копии паспортов и проверьте их действительность на сайте ФМС (http://services.fms.gov.ru/info-service.htm?sid=2000).

Кроме того, не забудьте запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия представителей фирмы. При этом обратите внимание на состав полномочий в доверенности (право на ведение переговоров, подписание договоров и иных документов).

О нюансах проверки контрагентов на сайте ФНС читайте здесь.

Для чего нужно проверять контрагентов

В первую очередь для того, чтобы потом налоговики не придирались к вашим расходам, не снимали вычеты по НДС, не доначисляли налоги и не штрафовали, если вдруг ваш контрагент им не понравится.

Еще с начала «нулевых» годов налоговики пытались переложить ответственность за неуплату налогов фирмами-однодневками на их контрагентов.

В 2006 году появилось понятие «должная осмотрительность» (Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Бизнесмен мог избежать налоговой ответственности при работе с подозрительными контрагентами, только если докажет, что принял все меры для их проверки.

С появлением в Налоговом кодексе статьи 54.1 НК РФ на первый план вышли деловая цель, реальность сделки, и то, кто на самом деле выполнял обязательства по этой сделке.

То есть у налоговиков не будет претензий к вашим расходам и вычетам, если:

• товары или услуги, которые вы купили, действительно были нужны для вашего бизнеса;
• сделка была не только на бумаге, но и в действительности;
• поставил товары или оказал услуги именно тот контрагент, с которым вы заключили договор, а не кто-то другой.

Контрагент должен обладать правоспособностью, а его руководители — необходимыми полномочиями.

У исполнителя по договору должна быть техническая возможность выполнить свои обязательства: персонал, помещения, оборудование и т.п. К примеру, вы заключаете договор на грузоперевозки — тогда у исполнителя должен быть соответствующий транспорт. У поставщика товаров должны быть склады, приспособленные для хранения таких товаров, персонал и т.д.

А для некоторых видов деятельности нужна лицензия или членство в СРО, например — при проведении строительных работ.

Все это нужно проверить, прежде чем подписывать договор.

Воспользуйтесь сервисом проверки контрагентов от «Моё дело»

На что обращает внимание налоговая

В первую очередь учитывают, могла ли фирма физически исполнить контракт. Выполнить работы, произвести и поставить товар в указанном объеме в назначенное время. Обращают внимание на наличие оборудования, персонала, складских помещений, транспорта для реального выполнения договора.

Также есть ряд критериев, которые вызовут подозрения у инспектора ФНС. Наличие одного из них не повлияет на налоговый вычет, но в совокупности поможет признать контрагента ненадежным.

• У партнера адрес «массовой» регистрации, «массовый» учредитель или руководитель.
• Не известно фактическое местонахождение его офиса и производства.

• У фирмы нет расходов, характерных для ведения деятельности.
• Партнер учрежден незадолго до сделки.

• Применение пониженных налоговых ставок, налоговых льгот, освобождение от налого­обложе­ния.
• Использование одних IP-адресов.

• Дробление бизнеса для применения УСН, ЕНВД вместо НДС.
• Оплата расходов друг за друга, использование одних и тех же вывесок, сайта, адресов офиса, складов, ККТ, отделений банка.
• Взаимо­зависи­мость (родственные отношения, участие в органах управления, служебная под­контроль­ность).
• Единая бухгалтерия, юридический отдел, кадры.
• От имени участников выступают одни и те же лица во взаимо­отноше­ниях с госорганами, 3-ми лицами.

• Манипули­ро­вание ценами, реализация аффилированным лицам на УСН товаров по заниженной стоимости.

• Нет лицензий для продажи товаров, допусков к выполнению работ.
• Нет опыта исполнения аналогичных сделок.

Как проверить контрагента

• Бесплатные электронные сервисы (ФНС, ФАС, ФССП, ФМС, ВАС и т.д.);
• Платные электронные сервисы (Мое Дело «Бюро», Контур «Фокус», Такском «Досье»);
• Запросы в государственные органы (ИФНС, Росстат);
• Запрос пакета документов у контрагента;
• Оценка деятельности бизнес-партнера (проверка деловой репутации, изучение сайта контрагента и отзывов лиц, сотрудничавших с ним);
• Личная встреча.

Перечислим обязательные сведения о партнере, которые надо запросить.

• Наличие в реестрах ЕГРЮЛ или ЕГРИП: дата регистрации бизнеса, коды ИНН, ОГРН (ОГРНИП), полное фирменное наименование или ФИО индивидуального предпринимателя, основной вид деятельности.
• Для организаций дополнительно: юридический адрес, размер и распределение уставного капитала, данные руководителя и учредителей.
• Отсутствие в рисковых реестрах (массовых адресов, учредителей, руководителей), в перечне дисквалифицированных лиц или недобросовестных поставщиков.
• Судебная арбитражная практика: в каком качестве контрагент участвовал в разбирательствах (истец, ответчик, третья сторона), суммы исков, суть дела.
• Действующие или завершенные исполнительные производства через ФССП, прохождение через процедуру банкротства.
• Отсутствие отчётности, налоговая задолженность на сумму более 1 000 рублей.
• Данные бухгалтерской отчетности на последние три года.

Чем больше информации о партнере получится найти, тем меньше рисков оказаться в неприятной для себя ситуации.

Сервисы для проверки контрагентов

Кроме данных из открытых реестров можно использовать информацию из сервисов, которые занимаются проверкой контрагентов на постоянной основе и могут предложить гораздо больше инструментов государственных компаний.

На рынке много сервисов, предоставляющих качественные услуги предпринимателям. Поэтому мы не будем перечислять все, а остановимся на популярных платформах, которые можно использовать для бизнеса любого масштаба.

«Контур.Фокус»

Один из самых популярных инструментов для проверки надёжности контрагента. Собирает данные о компаниях на основе 29 источников, анализирует адреса, даёт подсказки о необходимости дополнительной проверки.

Бизнесмены любят сервис за предоставление максимального количества информации о контрагентах. «Контур» строит диаграмму связей учредителя проверяемой компании с другими юридическими лицами, показывает данные об арбитражных делах и присылает уведомления обо всех важных изменениях.

Стоимость платных тарифов колеблется в зависимости от интенсивности запуска анализа контрагентов. Можно купить подписку для редких проверок за 22 000 рублей в год или самый дорогой тариф за 71 500 рублей.

«СПАРК»

Платформа для оценки рисков пользуется высоким спросом у предпринимателей. Отличается наличием уникальных аналитических показателей, которые позволяют провести экспресс-анализ компании. При необходимости можно запускать периодическую проверку по своему списку факторов.

Сервис показывает данные из «Бюро платёжных историй», предоставляет удобное мобильное приложение и позволяет бесплатно проверить данные о своей компании для подтверждения высокого качества услуг платформы. Стоимость годовой подписки составляет около 25 000 рублей.

«Прима-Информ»

Платформа проверяет данные из 45 источников и выдаёт сводный отчёт. Отличается высокой скоростью обновления данных. Информации достаточно для компаний среднего масштаба, для крупных сделок понадобится более глубокая проверка.

С помощью «Прима-Информ» можно проверять в том числе и физических лиц. Например, можно узнать о наличии долгов и запущенной процедуре банкротства. Информация будет полезна при заключении договора и приёме на работу. Стоимость тарифов колеблется от 10 000 до 750 000 рублей.

«СПК» от Сбербанка

Сервис от Сбербанка генерирует подробный отчёт о контрагентах, в который входит большое количество полезных данных. Предприниматель может узнать статус юридического лица, установить связи между компаниями, проверить подрядчиков, ознакомиться с финансовой отчётностью.

Предприниматели могут купить подписку на «СберРейтинг» за 2 700 рублей в месяц или выбрать тариф с базовыми возможностями за 720 рублей в месяц. «СПК» достаточно для представителей малого и среднего бизнеса.

Проверка контрагента — важная часть задач любой компании, которая заключает договора на предоставление услуг. От качества проверки зависит результат сотрудничества и потенциальный риск возникновения проблем с налоговой инспекцией.

Нужно узнать, не фигурирует ли руководитель, учредитель (участника) или адрес компании в реестре массовых. Конечно, руководство или участие в большом количестве компаний, а также регистрация по массовому адресу далеко не всегда является показателем “технической компании”. У физлица действительно может быть несколько компаний или бизнесов, а у организации — популярный адрес. Однако в совокупности с другими факторами это может указывать на однодневку. Под ними понимаются организации, которые не ведут реальную экономическую деятельность.

Основные способы проверки контрагентов

В бизнесе решения часто принимаются на основе устных договорённостей, которые впоследствии трансформируются в бумажный контракт. Проблема в том, что предприниматели не проверяют контрагента вовсе и рассчитывают, что партнёры надёжные по умолчанию.

А когда на поверхность всплывают неожиданные детали, исправить ситуацию уже невозможно. Договор заключен с юридическими неточностями и на вычет можно не рассчитывать. Оптимизация налогов перестаёт быть актуальной и над компанией нависает риск получения крупного штрафа.

Даже у самых известных в узкой нише фирм могут быть внутренние проблемы. И о них необходимо узнать до того, как будет заключен договор о сотрудничестве на несколько лет вперёд. Поэтому одной встречи с руководителем компании недостаточно. Точнее, этот фактор не стоит принимать во внимание при принятии решения о сотрудничестве.

Любые сделки необходимо заключать после тщательного анализа деятельности компании, учредительных документов и данных, которые доступны в открытых реестрах. Глава фирмы может утверждать, что дела идут хорошо, а сервисы покажут наличие долгов, арбитражных исков и претензий от налоговой.

Обычно предприниматели ограничиваются проверкой данных в реестре юридических лиц или вбивают ИНН предпринимателя в поисковую строку и смотрят статистику деятельности. А потом подписывают многомиллионный контракт на несколько лет и считают задачу решенной.

Очевидно, что одной проверки налогового номера или идентификатора юридического лица недостаточно. Нужен комплексный анализ, который лучше поручить квалифицированному специалисту с опытом выполнения подобных задач. Принимать решение о долгосрочном сотрудничестве можно только если в отчёте нет тревожных сигналов.

Разберём несколько способов проверки, чтобы у предпринимателей был готовый план действий. Воспользоваться им могут как начинающие бизнесмены, так и опытные руководители. Если раньше не уделяли достаточно внимания проверки контрагентов, необходимо изменить подход к решению задачи.

Проверка ИНН

Мы говорили, что одной проверки по ИНН недостаточно, но игнорировать стандартную процедуру не стоит. К примеру, если потенциальный партнёр прислал случайный набор цифр и рассчитывает на оплату крупного счёта, анализ корректности ИНН поможет сохранить деньги.

В случае с юридическим лицом необходимо проверить информацию о компании с помощью ОГРН. Для этого на сайте ФНС есть специальный инструмент, который формирует отчёт по запросу за несколько секунд.

Если на этапе проверки ИНН или ОГРН возникнут проблемы, лучше сразу отказаться от взаимодействия с контрагентом. Бывают случаи, когда потенциальный партнёр ошибся одной цифрой и прислал неправильный идентификатор, но такие ситуации возникают крайне редко.