Образец фотографии рабочего времени

Всех этих шагов по оптимизации невозможно предпринять, не владея полной информацией о каждодневных действиях персонала. И напротив, имея на руках хронометраж работы сотрудников, управленец получает в свое распоряжение все возможности для быстрого и точного реагирования на малейшее проседание в продуктивности.

Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

• определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
• изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
• установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
• определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
• оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

• Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

• • наименование организации и подразделения;
  • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
  • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
  • общая длительность временных затрат определенного вида.

  Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

  Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

  • Обработка полученных данных и их анализ.

  Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

  В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

  Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

  Цели и задачи

  Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

  • Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
  • Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
  • Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
  • Точное установление структуры рабочего времени.
  • Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
  • Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
  • Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
  • Установление работающих методов повышения эффективности.
  • Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
  • Анализ траты времени у производственных передовиков.

  Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

  • Выявление «утечек» времени в течение дня.
  • Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
  • Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
  • Создание временных нормативов.
  • Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
  • Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

  К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

  Чем фотография рабочего времени отличается от хронометража

  Фотографию рабочего времени не стоит путать с понятием хронометража – это совершенно разные инструменты исследований:

  Фотография формируется в соответствии с документацией, утвержденной руководством компании.

  Хронометраж используется самим работником предприятия.

  Разновидность фотографий

  Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

  Индивидуальная

  Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

  Групповая

  Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

  Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

  Бригадная

  Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

  Методы фотографирования

  • Все рабочее время подразделяется на время работы и время перерывов.
  • Время работы подразделяется на время выполнения производственных заданий и на время выполнения непроизводственных заданий.
  • Время выполнения производственного задания = подготовительно-заключительное время + оперативное время + время обслуживания рабочего места.

  – Подготовительно-заключительное время – подготовка рабочего места к выполнению производственного задания, получение задания, необходимых материалов, прохождение инструктажа, сдача изготовленной продукции, сдача инструментов, уборка рабочего места.

  – Оперативное время = основное время (то есть время работы оборудования) + вспомогательное время (время работ, связанных с выполнением работ по загрузке оборудования). Например, при работе на компьютере набор текста относится к основному времени, а форматирование и проверка текста – к вспомогательному.

  – Время обслуживания рабочего места – уход за рабочим местом и поддержание оборудования в рабочем состоянии.

  • Время выполнения непроизводственного задания = случайная работа + непроизводительная работа.
  • Время перерывов = регламентированные перерывы + нерегламентированные перерывы.

  – Регламентированные перерывы – перерывы для приема пищи, на личные надобности в соответствии с САНиП (Санитарными нормами и правилами).

  – Нерегламентированные перерывы – время на личные разговоры, опоздания, нарушения производственного процесса, ожидание необходимых деталей и т.д.

  • Нормируемые затраты рабочего времени – подготовительно-заключительное время, оперативное время, время обслуживания рабочего места, время регламентированных перерывов.
  • Ненормированные затраты рабочего времени – потери времени по организационно-техническим причинам, из-за нарушений трудовой дисциплины.

  К серверу потребуется установить межсетевой экран для организации удаленного доступа пользователей (порядка 30 тыс. руб.).

  Обычно ФРВ проводится методом моментных наблюдений и непосредственных замеров времени.

  Чаще всего на практике применяется метод непосредственных измерений, в ходе которого замеряется длительность выполнения каждого элемента рабочей операции и перерывов в работе. «Плюс» данного метода в том, что он позволяет наиболее полно изучить трудовой процесс. «Минус» – при непосредственном измерении один специалист-наблюдатель может «фотографировать» только одного исполнителя; применять данный метод для одновременного наблюдения за несколькими работниками невозможно, что приводит к увеличению времени проведения ФРВ на предприятии.

  Метод моментных наблюдений, позволяет учитывать затраты рабочего времени группы работников. С его помощью реально также установить степень загруженности исполнителей различными видами работ, определить время использования оборудования. Данный метод применяется для разработки норм времени на подготовительно-заключительные работы, неизбежные производственно-технологические потери времени и при нормировании операций, длительность которых нельзя измерить с помощью хронометража. В зависимости от поставленных задач наблюдатель может внести в фотокарту и учесть временные затраты на отдельные виды работ.

  Например, от рабочих поступили жалобы, что они часто простаивают из-за остановки оборудования, ожидания наладчика, несвоевременной подачи необходимых деталей и т.д. В данном случае необходимо выяснить, какое время исполнитель теряет по причине плохо организованного обслуживания рабочего места. Для этого в наблюдательном листе фиксируются и учитываются только виды потерь рабочего времени.

  В ряде случаев (в основном, при применении метода моментных наблюдений) для изучения использования рабочего времени возможно проведение видеосъемки, четко фиксирующей все элементы трудового процесса с последующим анализом записей.

  Одновременно с ФРВ для некоторых операций, проводимых в течение рабочего дня, применяется метод хронометража рабочего времени. Совмещение ФРВ и хронометражных работ называется фотохронометражем. Расчеты при проведении фотохронометража более укрупнены, при хронометраже – более детализированы.

  При изучении затрат рабочего времени иногда используют все указанные методы одновременно.

  Порядок проведения

  Решение о проведении фотографии рабочего дня принимает руководитель.

  Определение целей

  В качестве инициаторов подобных мероприятий могут выступать руководители всех рангов, желающие оценить эффективность работы подчиненных, инженеры-нормировщики при запуске в производство нового вида продукции, экономисты, сомневающиеся в нормах или расценках. Фотография рабочего дня, свод результатов и их анализ – дело не одного дня.

  Подготовка

  После определения целей и задач, которые планируется выполнить в ходе предстоящих мероприятий, начинается непосредственная подготовка. В соответствии с ними выбирают форму проведения фотографии рабочего времени, определяют количество исследований и их даты, готовят карты рабочего дня, назначают исполнителей и ответственных. Все даты согласовываются с непосредственными руководителями подразделений, в которых будет проходить хронометраж. Именно они смогут правильно оценить нагрузку и выбрать наиболее подходящее время. Нормировщики предварительно знакомятся с основными этапами работ на исследуемом объекте.

  В настоящее время можно отследить работу менеджера отдела продаж с помощью программного обеспечения, телефонных разговоров и простого системного администратора. Но если есть желание проверить эффективность выполнения задач с большой долей достоверности, то лучше привлечь постороннего человека, который сможет оценить ее как индивидуально, так при работе всего отдела продаж.

  Фотографирование рабочего дня

  Процесс фотографирования запускают с момента начала рабочего времени.

  • При индивидуальном способе наблюдатель отмечает время, наименование операции или вида работ, и время окончания. Он имеет право уточнить вид выполняемых работ или составляемых отчетов и документов. Особенно, если это касается работников офиса.
  • При групповой форме наблюдатель периодически подходит к каждому работнику и вносит в карточку, выполняемые работы. Периодичность и время наблюдения зависит от количества людей, занятых в фотографии рабочего времени. При привлечении экспертов, лучше представить его работникам отдела. При нужном уровне подготовке он легко справиться с задачей незаметного наблюдения.
  • При бригадной форме наиболее сложно провести фотографирование рабочего времени. Проводится оно в разрезе профессий и по каждой операции, выполняемой в бригаде. Так же как и при групповой форме, наблюдатель подходит к каждому работнику. Наиболее точные результаты будут получены при работе с 3–5 наблюдаемыми.

  Правила внесения данных

  Заполнение листов фотографии рабочего дня проводится либо вручную, либо, при наличии программного обеспечения, сразу вносится в программу.

  Наблюдатель заполняет лицевую сторону листа, где указывается цель проведения фотографии рабочего времени, ее объект, дата, время начала и окончания, данные наблюдателя. При внесении данных следует начинать записи с подготовки рабочего времени, и заканчивать его уборкой, если таковая имеется. Началом выполнения следующей операции считается время окончания предыдущей. Все записи делаются понятным почерком без исправлений и помарок. Рассчитывается и вносится время по каждой операции.

  По окончании фотографирования наблюдатель заполняет сводную часть листа, где суммирует время по отдельным операциям и временным затратам. Подписывает лист фотографии и отдает на обработку.

  Обработка результатов

  Обработку результатов чаще всего проводят в автоматическом режиме. Занимаются ею экономисты или инженеры по нормированию труда. Они сводят результаты в таблицы, где видны затраты времени в разрезе операций, работников, профессий, бригад или подразделений.

  Анализ результатов

  В ходе анализа фотографий рабочего времени устанавливают удельный вес его затрат на эффективные, необходимые и неэффективные мероприятия. Сопоставляют их с нормами для каждой отрасли. Оценивают работу сотрудников, их нагрузку, находят резервы рабочего времени и возможность сокращения затрат, перераспределения обязанностей, повышения или уменьшения норм и расценок. И конечно анализируют причины простоев, задержек с получением заданий, материалов, инструментов и прочих факторов, влияющих на эффективность работы.

  Автоматическое формирование фотографий рабочего дня – почему это удобно?

  Рассмотрев, для чего нужна фотография рабочего дня, перейдем к вопросу о том, как ее можно получить.

  Во-первых, возможно самофотографирование, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, прикладывая в качестве подтверждения фото, видео, скриншоты или документы. Однако это будет отнимать значительную долю его рабочего времени, не позволяя заняться прямыми служебными обязанностями, а также чревато сознательными или невольными искажениями с целью получения более радужной картины, чем она есть в действительности.

  

  

  

  Одним из таких решений является Bitcop – система, которая на выходе предоставляет перечень действий пользователя с точностью до секунды. С ее помощью возможно:

  1. просматривать все запускавшиеся на ПК программы;
  2. отслеживать вводившиеся поисковые запросы;
  3. точно подсчитывать объем простоев и переработок;
  4. виртуально “присутствовать” на рабочем месте подчиненного, просматривая скриншоты экрана, которые Bitcop выполняет с заданной периодичностью и хранит столько, сколько потребуется;
  5. получать независимые выводы о КПД и продуктивности сотрудников, которые программа сама рассчитает в процентном соотношении на основе гибких настроек для каждой роли, позволяющих учесть специфику индивидуальных служебных обязанностей.

  

  Плюсом является и то, что сотрудники не отвлекаются от работы: агент Bitcop функционирует неявно для пользователя и даже может быть принудительно скрыт, если такова политика компании. В результате непрерывного и продолжительного мониторинга вырисовывается реальная картина отношения персонала к служебным обязанностям. Руководителю остается только сделать выводы из полученных отчетов и принять верные управленческие решения.

  Bitcop имеет и еще одну важную особенность. Система может немедленно уведомлять ответственное лицо о возникшем факте нарушения трудового распорядка (продолжительном простое, запуске запрещенного ПО или иных нежелательных действиях), что в первых двух способах получения фотографии рабочего дня маловероятно или неудобно. Производится это путем автоматической отправки прямого уведомления на e-mail. На примере командной работы над серьезным проектом, можно не только проанализировать причины провала или срыва сроков постфактум, но и оперативно их предотвратить, как только возникнет такая вероятность.

  Фотография рабочего дня пример заполнения

  

  В документе указывается название компании и ее структурного подразделения. Далее его наименование, номер и дата проведения наблюдения.

  В карте фотографии времени работы записываются Ф.И.О. выбранного сотрудника, профессия по образованию, занимаемая должность и наименование выполняемой работы.

  Затем нужно кратко охарактеризовать выполняемую человеком работу.

  В табличной части документа заполняется информация по каждой стадии рабочего процесса с указанием наименования и кода (если применяется система кодирования). В следующих графах указывается начало и окончание каждого этапа, а также продолжительность. В столбце «Примечание» можно отражать количество вырабатываемой продукции и другие пояснительные сведения.

  Под таблицей подводится итог фотографии работы, в котором необходимо подсчитать и отдельно записать:

  • Подготовительно-заключительное время.
  • Время обслуживание рабочего места.
  • Оперативное время.
  • Время перерывов.

  Документ подписывается начальником структурного подразделения, в котором происходило наблюдение, а также ответственным должностным лицом, проводившим его. При этом указываются их должности и расшифровываются Ф.И.О.

  Примерно так осуществляется отражение всех этапов рабочего процесса на производстве:

  Итоги и выводы

  Итоги подводятся под таблицей. Здесь можно определить время на подготовку и завершение рабочего процесса, период, за который сотрудник справился с основными поставленными задачами, а также количество перерывов. Далее бланк подписывается и отправляется вышестоящему руководству.

  Одним из важных моментов будет определение коэффициента эффективности рабочего времени. Для этого может быть использована формула:

  К=(ПЗ+ОП+ОР)/420, где

  • К – коэффициент эффективности,
  • ПЗ и ОР – это подготовка и завершение рабочего процесса,
  • ОП – это количество времени, которое понадобилось на то, чтобы справиться с поставленной задачей.

  Результат выносится в процентах, где приближенность к сотне является наилучшим показателем.

  Низкие цифры могут стать причиной того, что работу сотрудника посчитают недостаточно качественной. Такого работника могут легко заменить либо вовсе сократить, если будет доказано, что с его повседневными действиями могут справиться другие.

  

  Фотография рабочего времени является достаточно эффективным инструментом, который дает возможность качественно проверять действия каждого отдельного сотрудника. Это позволяет компании формировать коллектив высококлассных работников, которые стремятся к улучшению результата и ответственно выполняют поставленные задачи.

  Для руководителя фотография рабочего дня подчиненных является эффективным средством выявления кандидатов на увольнение, а также для понимания картины того, каким должен быть штат специалистов на предприятии.

  Тем не менее, не всегда стоит делать выводы на основании одной проверки. Если коэффициент использования рабочего времени оказался очень низким, вполне возможно, следует провести дополнительные исследования.

  Узнайте немного больше о фотографии рабочего дня из видео:

  Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

  

  Это быстро и бесплатно !

  Также рекомендуем к прочтению:

  Понравилась статья? Следите за обновлениями сайта В Контакте или Твиттере. Подпишитесь на свежие материалы по E-Mail:

  При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

  Заполнение бланка

  Бланк карты фотографии рабочего времени стандартный. Вне зависимости от того, в какой сфере будет трудиться специалист, его оценивают по одному стандарту и вносят данные в конкретную бумагу. При этом обязательно указывается подразделение, в котором трудится человек.

  При оформлении бланка фотографии рабочего времени необходимо указать название предприятия, данные проверяемого сотрудника с обязательным указанием должности, а также вид выполняемых работ.

  Далее представитель аттестационной комиссии может начать заполнение таблицы. Здесь вносится каждый этап работы с обязательным указанием временного периода, который был потрачен на определенные действия.

  В бланке можно увидеть и столбик для примечаний. Сюда нужно внести различные сведения, которые носят лишь дополнительный характер, но они были получены в процессе исследовательской работы.

  Образец заполнения индивидуальной карты учета рабочаго времени: