Аутсорсинг бухгалтерии: преимущества и недостатки

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача функций штатной бухгалтерской службы сторонним специалистам. Смысл аутсорсинга — вывести за рамки компании непрофильные функции, доверив учетные процессы профессиональным провайдерам бухуслуг.

По последним данным, услугами бухаутсорсинга в России пользуются 1 млн компаний и ИП (источник: отчет NeoAnalytics «Российский рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг:  итоги 2022 г., прогноз до 2023 г.»), то есть всего 15% из 6,8 млн действующих компаний и предпринимателей (данные ФНС на 1 марта 2022 года). Это очень и очень мало.  Вы только представьте: больше десятилетия назад услугами бухгалтерских фирм пользовались: в Европе —  86% компаний, в США — 92%. Причина такого мощного отставания видится в том, что российские бизнесмены не доверяют бухгалтерским компаниям или не до конца понимают преимущества бухгалтерского аутсорсинга.

Постараемся рассказать обо всех преимуществах аутсорсинга бухгалтерии и его выгодах для собственников бизнеса и компании в целом.

Зачем нужен бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг является одним из вариантов обеспечения бухучета на предприятии, за которое несёт полную ответственность руководитель предприятия в соответствии с законодательством. В данном варианте в целях обеспечения бухучёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности используется специализированная компания. Бухгалтерские услуги могут принимать разнообразные формы, начиная от формирования «нулевой отчётности» и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе.

Специалисты БЦ «Актив» оказывают услуги бухгалтерского аутсорсинга в Москве и ближнем Подмосковье.

Бухгалтерский аутсорсинг имеет следующие достоинства:

• Вы экономите на заработной плате собственного бухгалтера;
• Вы экономите на расходах по организации для него рабочего места, программном обеспечении и др.;
• Вам не надо искать компетентного главбуха – воспользовавшись услугами специализированной аутсорсинговой компании эта проблема перестает существовать;
• Вы значительно экономите на налогах, поскольку бухгалтерский аутсорсинг приводит к уменьшению налогооблагаемой базы;
• заключив договор на ведение бухучета, аутсорсинговая компания всегда становится доступна и оперативно решает проблемы, отвечает на вопросы, которые возникают в ходе функционирования организации;
• между клиентом и заказчиком заключается договор на оказание услуг, в котором закреплены обязанности и оговорена финансовая ответственность за правильность и своевременность ведения учета.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Существуют различные варианты бухгалтерского аутсорсинга, которые часто зависят от масштаба организации. Они могут отличаться количеством услуг, которые предоставляет исполнитель. В перечень могут входить не только налоговый и бухучет, как наиболее часто встречающиеся услуги для заказа, но и прочие функции главного бухгалтера, а также ведение участков зарплаты или авансов.

Встречаются случаи, когда в выбранную комбинацию клиент хочет включить также и юридическую поддержку, оптимизацию финансовых расходов (например, сменить систему налогообложения для снижения суммы уплачиваемых налогов), а также кадровый учет и прочее.

Также возможны варианты, когда аутсорсинг является дополнением к штатной бухгалтерии, либо компания предпочитает передать все функции полностью на аутсорсинг.

Для осуществления наиболее правильного выбора следует тщательно взвесить возможности организации и выгоды в случае перехода.

Полный аутсорсинг

Следует рассмотреть два основных типа бухгалтерского аутсорсинга. Первый из них — это полный вариант «все включено», который может полностью заменить весь штат бухгалтерии, включая главного бухгалтера.

В этом случае аутсорсер берет на себя ведение бухгалтерского и налогового учета, а также рассчитывает заработную плату, формирует первичку и платежные поручения, заполняет декларации и подает все виды отчетов.

Помимо этого основного списка возможно добавление и дополнительных пунктов, таких как оптимизация налогов, сопровождение юриста, переход на другую систему налогообложения, ведение электронного документооборота, аренда 1С и прочее.

Выборочный аутсорсинг

Другой метод, отличающийся от предыдущего — это выборочный аутсорсинг. Если в первом случае инициатором является руководство компании, то во втором, как правило, главбух. Он может предложить обратиться к аутсорсеру для того, чтобы передать часть своей работы в стороннюю организацию.

Причин для этого может быть несколько, например: 

• желание избавиться от рутинных задач и перейти на решение более важных стратегических проблем, то есть начать выполнять функции финансового директора;
• хотят получать информационную помощь экспертов, а такие компании, как правило, предоставляют бесплатную поддержку своим клиентам;
• нуждаются в готовых технологических решениях, которые может предоставить аутсорсер, чтобы сократить затраты как финансовые, так и временные на внедрение и разработку собственных проектов;
• хотят избежать расширения штата бухгалтеров, чтобы не заниматься поиском подходящих кадров, обучением, адаптацией, а также контролем работы новых сотрудников, ведь это может отнимать много сил и времени, которые можно было бы потратить на более важные задачи;
• не хотят брать на себя ответственность при ведении участков с высокими рисками.

Как выбрать фирму по бухгалтерскому обслуживанию

К выбору компании, которая будет осуществлять бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге, нужно подходить с умом.

В первую очередь, следует обратить внимание на несколько важных факторов:

1. Период существование компании, ее репутация в бизнес-среде и отзывы. Так можно сразу отсеять некачественных, неопытных и ненадежных партнеров.
2. Понятные и прозрачные цены. Разумеется, бухгалтерский учет и обслуживание — сложная услуга, поэтому ее цена может складываться из многих составляющих. Если компания знает, что делает, то она сразу может указать начальную цену и дополнительные условия, влияющие на нее. Большим преимуществом будет наличие «калькулятора цен» на сайте компании. Так вы заранее рассчитаете стоимость услуги.
3. Возможность оказания сопутствующих услуг. Если в компании, помимо бухгалтеров, есть юристы, специалисты по персоналу и налогообложению, вы всегда сможете получить консультацию по смежным вопросам. Узнайте о возможности проведения аудита, защиты ваших интересов в случае возникновения налоговых споров и оптимизации налогов. Все эти услуги связаны с бухгалтерским обслуживанием и могут потребоваться в любой момент.
4. Наличие офиса, куда вы можете приехать для ознакомительной беседы, и сайта с информацией об услуге говорит о серьезном подходе к делу. Следует обратить внимание и на проект договора, который пришлет вам компания — все ли учтено в нем, каковы ваши права и обязанности исполнителя услуг.

Какому виду бизнеса лучше обратиться к бухгалтерам на аутсорсинге

1. Новые компании и стартапы. В начале открытия компании очень важно отладить все процессы внутри бизнеса. Правильная документация – это огромный пласт работы, где требуются советы и помощь профессионалов.
2. Бизнес за границей. Если Вы открываете бизнес в чужой стране, проще посвятить бухгалтерию аутсорсингу, чем вникать в законодательство и правила оформления всех учетных документов.
3. Микрофирмы и ИП. Для индивидуальных предпринимателей и маленьких фирм удобнее нанять услуги бухгалтера на аутсорсе, чем держать его на постоянной основе в штате.
4. Бизнес малого и среднего сегмента. В этом случае аутсорсинг помогает наладить финансовую составляющую предприятия и распланировать бюджет компании.
5. Холдинговые компании. Для фирм, которые имеют много ответвлений не выгодно держать большой штат бухгалтеров. Гораздо логичнее нанять сторонних специалистов.
6. Узконаправленный бизнес. В случае, если бизнес имеют специфическую деятельность проще найти бухгалтера на аутсорсинге, обратившись в специализированную компанию. Вы сэкономите свое время и не потребуется перебирать сотни резюме.
7. Сезонный бизнес. При таком раскладе совершенно бессмысленно держать бухгалтера в штате. Достаточно заказывать профессиональные бухгалтерские услуги в «рабочие» месяцы.
8. Фирмы, у которых несколько учредителей. Во избежание правовых споров и прозрачности всей документации лучше обратиться к специалисту на аутсорсинге, чем потом доказывать, что Вы и Ваш бухгалтер ни в чем не виноваты.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

1. Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ. При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.
2. Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее.
3. Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов.